Wie man einen Content-Kalender erstellt, der für dich funktioniert

Fio Dossetto
Content Marketing Editor. Großer Ahrefs Fan. Leidenschaftlich Leuten dabei zu helfen großartigen Content zu erstellen, der einer Zielgruppe wirklich weiter hilft.
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    Ein Content-Kalender (oder “Redaktionskalender”) ist ein System, das von Content- und Marketing-Experten verwendet wird, um die Content-Erstellung zu organisieren, zu verwalten und zu planen. Auf der Makroebene gibt ein Content-Kalender einen Überblick über alles, was in einem bestimmten Zeitrahmen veröffentlicht werden soll.

    So sieht unser Content-Kalender aus

    Auf der Mikroebene listet jeder Kalendereintrag auch Informationen zu einem einzelnen Content-Beitrag auf, wie z.B.:

    • Thema
    • Autor
    • Mitwirkende
    • Status
    • Fälligkeitsdatum
    • Format
    • Kanal

    So wie hier:

    Im Gegensatz zu einem Ideen-Backlog, das alle Content-Möglichkeiten und Ideen auflistet, enthält ein Content-Kalender in der Regel nur Beiträge, die bereits geplant sind und/oder an denen gearbeitet wird.

    In diesem Leitfaden werden wir Folgendes behandeln:

    Ein Content-Kalender ist ein wichtiges Tool für jeden, der an der Erstellung von Inhalten beteiligt ist, egal ob du ein Ein-Mann-Betrieb oder Teil eines großen Teams bist. Er hilft dir:

    1. Deine Arbeit zu planen
    2. Teams und Mitwirkende aufeinander abzustimmen
    3. Deinen Content-Erstellungsprozess wiederholbar zu machen
    4. Content an einem Ort zu verwalten

    1. Deine Arbeit zu planen

    Der praktikabelste Grund, einen Content-Kalender zu haben, ist, dass er dabei hilft, die Content-Erstellung Wochen und Monate im Voraus zu planen. Ein Kalender stellt sicher, dass das, was du planst, mit der zur Verfügung stehenden Zeit und den Ressourcen machbar ist. Er ermöglicht es dir auch, ad-hoc Content-Initiativen vorherzusehen und zu berücksichtigen (z.B. wenn dein Unternehmen dabei ist, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen), sodass du die Arbeit im Voraus organisieren kannst.

    2. Teams und Mitwirkende aufeinander abzustimmen

    Bei der Erstellung von Content gibt es viele Beteiligte. Ein Content-Kalender sorgt dafür, dass alle auf dem selben Stand sind. Du musst vielleicht mit einem Grafiker für einen Blogpost zusammenarbeiten, deinem Social-Media-Team sagen, dass es neue Inhalte bewerben soll, und Beiträge von Freelancern und Gastautoren verwalten: Ein Content-Kalender hilft dir dabei, jeden Beitrag in seine einzelnen Komponenten zu zerlegen und sie bestimmten Personen mit klaren Deadlines zuzuweisen.

    Zum Beispiel müssen wir für jeden Blogpost, den wir veröffentlichen, Folgendes zuweisen und im Auge behalten:

    • Header-Grafik
    • benutzerdefinierte Bilder (z.B. Diagramme)
    • Screenshot-Anmerkungen

    Das machen wir in unserem Content-Kalender:

    3. Deinen Content-Erstellungsprozess wiederholbar zu machen

    Ein guter Content-Kalender besteht nicht nur aus Terminen auf einer Seite: Es ist ein System, um einen wiederholbaren Prozess zu schaffen. Sobald du die Schritte geplant hast, die nötig sind, um einen bestimmten Inhalt zu veröffentlichen, kannst du sie einfach bei jedem neuen Beitrag wiederholen, anstatt wieder bei Null anfangen zu müssen; das spart nicht nur Zeit, sondern macht es auch einfacher abzuschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern könnte und stellt sicher, dass kein Schritt übersprungen wird. 

    4. Content an einem Ort zu verwalten

    Da er alle verfügbaren Informationen über jeden Inhalt in deiner Pipeline speichert, funktioniert ein Kalender als eine zentrale Informationsquelle für dein Team. Abgesehen davon, dass du Zeit sparst (z.B. kannst du deine Teammitglieder auf den Kalender verweisen und unnötige E‑Mails oder Status-Update-Meetings vermeiden), stellt ein Kalender sicher, dass Informationen jederzeit zugänglich sind und nicht nur in den Köpfen einiger weniger Personen existieren. Außerdem können Verantwortliche wie dein Chef oder Manager schnell in den Kalender schauen, um zu sehen, woran du gerade arbeitest.

    Ein Content-Kalender ist äußerst nützlich, um deine Content-Marketing-Aktivitäten zu organisieren, aber ein perfekt organisierter Content-Kalender allein garantiert noch nicht, dass deine Content-Maßnahmen auch erfolgreich sein werden. Bevor du mit der Erstellung eines solchen Kalenders beginnst, musst du einige Zeit investieren, um zu klären, welche Art von Content überhaupt deinen Zielen dienen soll. 

    Das ist die Vorgehensweise:

    1. Überprüfe deine Content-Strategie
    2. Erstelle deinen Kalender
    3. Befülle den Kalender mit Inhalt
    4. Füge relevante Teilaufgaben hinzu

    Wenn du deine Content-Marketing-Strategie im Griff hast, kannst du direkt zu Punkt 2 übergehen; wenn nicht, lies weiter.

    1. Überprüfe deine Content-Strategie, um Prioritäten zu setzen

    Was du deinem Content-Kalender hinzufügst, hängt ganz von deiner Content-Marketing-Strategie ab, die ein Plan für die konsistente Erstellung von hochwertigem Content ist, der Besucher in Kunden verwandeln soll.

    Die Content-Strategie bei Ahrefs besteht zum Beispiel darin, lehrreichen Content zu den Themen zu veröffentlichen, nach denen unsere Zielkunden suchen, bei Google und YouTube zu ranken und den organischen Traffic Monat für Monat zu steigern. Aus diesem Grund füllen wir unseren Content-Kalender nicht einfach mit zufälligen Keyword-Ideen, sondern folgen zunächst ein paar spezifischen Schritten.

    1. Wir nutzen den Keywords Explorer von Ahrefs, um eine Keyword-Recherche durchzuführen und Themen zu identifizieren, die wir gerne abdecken möchten:
    1. Wir recherchieren das Traffic-Potenzial des Themas im Keywords Explorer: 

    2. Wir priorisieren die Themen basierend auf ihrem “Geschäftspotenzial”. Wir geben ihnen eine Punktzahl von 0 bis 3, je nachdem, wie einfach es wäre, in einem bestimmten Beitrag Ahrefs zu erwähnen:

    3. Wir fügen die Themen, die unsere Keyword-getriebene, produktorientierte Strategie vorantreiben werden, in ein Spreadsheet ein. Erst wenn jemand anfängt, aktiv an einem Beitrag zu arbeiten, fügen wir ihn auch zu unserem Kalender hinzu.

    Deine Herangehensweise mag anders sein, aber dennoch gilt: Der effektivste Weg, deinen Content-Kalender zu füllen und zu pflegen, ist es, zuerst eine klare Strategie zu haben und zu verstehen, wie jeder Beitrag, den du erstellst, dazu passt.

    2. Erstelle deinen Kalender 

    Es gibt viele Tools, die du für die Erstellung deines Kalenders verwenden kannst, von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu spezieller Content-Management-Software (und du wirst unten einige Beispiele finden) — aber das Tool, das du wählst, ist weniger wichtig als die Entscheidung, welche Informationen du in den Kalender eintragen möchtest.

    Im Grunde genommen braucht ein Content-Kalender nur zwei Felder: einen Titel und ein Fälligkeitsdatum. Du kannst so viele zusätzliche Felder hinzufügen, wie nötig. Wir haben 19, einschließlich Content-Typ, Kategorie und Hauptkeyword: 

    Es gibt keine Regel, die besagt, was dein Kalender enthalten soll und was nicht: Konzentriere dich auf die Informationen, die du und andere im Team am meisten für die Content-Erstellung benötigen. Hier sind einige Ideen für dich als Anregung:

    • Stufe des Funnels, zu der dein Beitrag gehört
    • User Persona, für die du schreibst
    • Autor und Mitwirkende
    • Ziel
    • Status

    3. Befülle den Kalender mit Inhalt 

    Sobald du eine Struktur erstellt hast, ist der nächste Schritt, den Kalender mit den anstehenden Beiträgen zu füllen und sicherzustellen, dass die Veröffentlichungsfrequenz mit deiner Strategie übereinstimmt: ein auf Social Media fokussierter Ansatz könnte erfordern, dass du mehrmals am Tag veröffentlichst, wohingegen lange informative Inhalte vielleicht nur zweimal im Monat erscheinen.

    Ziel ist es, einen umfassenden Überblick über all das zu haben, woran du und dein Team arbeiten werden, also solltest du mit einschließen:

    • Alle Formate, für die du verantwortlich bist. Wenn du zum Beispiel sowohl an Blogbeiträgen als auch an Newslettern arbeitest, hilft dir das Hinzufügen beider Formate, Aufgabenüberschneidungen zu erkennen und Kapazitäten zu planen.
    • Sowohl neue als auch alte Beiträge. Wenn du z.B. bestehende Content-Beiträge aktualisieren oder optimieren möchtest, solltest du sie in den Kalender aufnehmen, um sicherzugehen, dass du die Zeit und die Ressourcen einplanst, die du für diese Aufgabe benötigst.

    Wenn du mehrere Arten von Content veröffentlichst, kann es sinnvoll sein, die Einträge farblich zu kodieren, um deinen Kalender übersichtlicher zu gestalten.

    4. Füge relevante Teilaufgaben hinzu

    Jeder Beitrag, den du deinem Kalender hinzufügst, erfordert verschiedene Schritte (und vielleicht mehrere Personen), um fertiggestellt zu werden, daher ist es sinnvoll, jeden Eintrag in die einzelnen Aufgaben zu unterteilen, die du erledigen musst.

    Um die Schritte zu planen, denke an einen Content-Beitrag, den du bereits veröffentlicht hast und liste alles auf, was vor der Veröffentlichung passiert ist; nutze dann diese Infos, um alle kommenden Beiträge zu planen.

    Zum Beispiel habe ich in meinem vorherigen Job bei Hotjar in der Regel immer die gleichen 7 Schritte befolgt, um einen Newsletter zu veröffentlichen; für jede Newsletter-Ausgabe, die ich in meinem Kalender geplant habe, habe ich einfach die Liste der Teilaufgaben kopiert und jede einem bestimmten Teammitglied mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen:

    Der wiederholbare Newsletter-Prozess in meinem Content-Kalender von Asana

    Ein einfaches Kalender-Tool, wie z.B. eine Tabellenkalkulation, hat vielleicht nicht genug Platz, um all diese Informationen an einem Ort aufzulisten, während eine spezialisierte Software (in meinem Beispiel Asana) dir dabei hilft, jede einzelne Teilaufgabe aufzuschlüsseln. Wenn du dich dafür entscheidest, deinen Kalender einfach zu halten, kannst du die Teilaufgaben immer irgendwo anders auflisten und bei Bedarf darauf verweisen.

    Dein Content-Kalender sollte einzigartig für dich und das Umfeld sein, in dem du arbeitest. Du wirst die besten Ergebnisse erzielen, wenn du deinen Kalender von Grund auf neu erstellst, um diesen an deine speziellen Bedürfnisse anzupassen. Dennoch ist es hilfreich, sich von anderen Content-Profis inspirieren zu lassen, weshalb wir ein paar Marketer gebeten haben, ihre Kalender mit uns zu teilen, die sowohl super-funktional als auch sehr komplex sind.

    1. Ein funktionales Spreadsheet für ein einköpfiges Team

    Diesen Content-Kalender verwendet Hiba Amin von Soapbox für ihr Content-Team. Es ist ein einfaches und funktionales Spreadsheet, das acht Hauptfelder abdeckt, darunter das Veröffentlichungsdatum, den Titel, den Content-Typ, die Funnel-Stufe und die Zielgruppe/Persona. Du könntest eine andere Variante dieses Kalenders verwenden, wenn du deinen schön und einfach halten willst, aber trotzdem einen klaren Überblick über das haben willst, was im Quartal passiert.

    2. Ein farbkodierter Social-Media-Kalender 

    Lani Assaf nutzt diese Tabelle bei Elpha, um den Überblick über Social-Media-Aktivitäten und zusätzlichen Content-Typen zu behalten. Der Kalender verwendet ein farbcodiertes System, so dass jeder Inhalt in eine von vier Kategorien fällt (aufgelistet als “Säulen” in der oberen rechten Ecke) und das Team die Verbreitung in den sozialen Medien auf einen Blick sehen kann. Der Kalender berücksichtigt auch Feiertage und wichtige Termine, z.B. den Employee Appreciation Day am Freitag, den 5. März.

    3. Ein Kalender im Kanban-Stil in Trello

    Dieses Trello-Board überprüft Dom Kent bei Mio mehrmals am Tag, um sicherzustellen, dass alle anstehenden Inhalte nach Plan verlaufen. In einem Kanban-ähnlichen Kalender steht jede Karte für einen Inhalt und wird über das Board verschoben, bis sie die Spalte “Fertig” ganz rechts erreicht. Dieses einfache System funktioniert gut, wenn du Teil eines kleinen Teams bist und visuelle Klarheit über jede Phase des Prozesses brauchst; es gibt auch Raum, um ungeplante Content-Ideen unterzubringen (siehe Spalte #1 auf der linken Seite).

    4. Ein Kalender im Kanban-Stil in Todoist

    Fadeke Adegbuiy bei Doist nutzt ebenfalls ein Kanban-Board in Todoist, um den Kalender ihres Teams in wöchentliche Sprints aufzuteilen. Jeder im Team hat Zugriff auf das Board und kann die Blogposts und Newsletter in der Posting-Pipeline sehen; sie nutzen oft Kommentare auf einer einzelnen Karte, um hilfreiche Ressourcen oder Inspirationen für den Verfasser zu liefern, der einem Beitrag zugewiesen ist. Du könntest einen ähnlichen Board-ähnlichen Ansatz verwenden, wenn du einen Überblick darüber haben willst, was in einer bestimmten Woche passiert und überprüfen willst, ob alle auf Kurs sind. 

    5. Ein Asana-Kalender mit Tags und Kommentaren

    Mit diesem Asana-Kalender kann Taru Barghava bei Genbook farblich kodierte Tags für jeden Content-Beitrag verwenden und sich mit ihrem Team über jeden Kalendereintrag austauschen. Taru plant die Inhalte mindestens sechs Wochen im Voraus, um sicherzugehen, dass das Team die Veröffentlichungsfrequenz von zweimal pro Woche einhalten kann und überprüft und aktualisiert den Kalender jede Woche, um den Fortschritt der einzelnen Beiträge zu kontrollieren. Du könntest ein ähnliches Format verwenden, wenn du häufig publizierst und den Überblick über mehrere Beiträge und Mitwirkende an einer Stelle behalten musst.

    6. Ein Marketing-Kalender mit mehreren Registerkarten

    Diesen Content-Kalender mit mehreren Registerkarten verwendet Justin Dunham bei Ercule, um den Überblick über alle Content-Aktivitäten seines Marketing-Teams zu behalten, einschließlich Events und Webinare. Die Übersicht “Calendar Output” auf der linken Seite wird automatisch ausgefüllt, je nachdem was in den anderen Tabs der Tabelle hinzugefügt wird. Wenn du eine komplexe Marketing-Maschine managst, in der ständig mehrere Assets erstellt werden, kannst du diese Vorlage von Justins Kalender herunterladen und damit herumspielen.

    Ich arbeite jetzt schon eine Weile mit Content-Kalendern. Hier sind drei Dinge, die ich durch Trial and Error gelernt habe und von denen ich wünschte, ich hätte sie schon früher gewusst:

    1. Überarbeite deinen Kalender

    Es ist unwahrscheinlich, dass du die erste Version des Kalenders, die du erstellst, für immer benutzen wirst. Wenn dein Team wächst und/oder sich dein Content-Bedarf ändert, kann es sein, dass du aus deinem aktuellen System herauswächst und vielleicht sogar auf ein anderes Tool umsteigen musst.

    Behalte dies im Hinterkopf und strebe nicht von Anfang an nach Perfektion: Beginne mit etwas Funktionellem, das dir für die nächsten 2–3 Monate helfen kann, und verbessere es nach und nach.

    2. Habe immer einen Puffer

    Wenn du mit mehreren Leuten zusammenarbeitest, werden Dinge schief gehen und Verzögerungen auftreten. Darauf solltest du immer vorbereitet sein. Identifiziere mögliche Engpässe und Probleme und kalkuliere sie ein: Rechne zum Beispiel damit, dass externe Mitarbeiter ihre Beiträge verspätet einreichen und plane zusätzliche Zeit ein, um unvorhergesehene Verzögerungen zu berücksichtigen.

    3. Quantität ≠ Qualität

    Auch wenn es verlockend (und einfach) ist, deinen Kalender zu voll zu machen und sich gut zu fühlen, weil du beschäftigt bist, ist es nicht unbedingt der effizienteste Weg, deine Ziele zu erreichen. Dies ist besonders relevant, wenn SEO ein Teil deiner Content-Strategie ist, wie Ahrefs CMO Tim Soulo in diesem Video zeigt, das den Mythos “öfter veröffentlichen” entlarvt.

    Und nun zu dir!

    Jetzt bist du bereit, deinen eigenen Content-Kalender zu erstellen und zu optimieren. Haben wir etwas Wichtiges bezüglich Kalendern verpasst? Lass es uns auf Twitter wissen.

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