Come Creare un Calendario Editoriale su Misura Per Te

Fio Dossetto
Content marketing editor. Grande fan di Ahrefs. Impegnato nell’aiutare le persone a creare contenuti fantastici che aiutano la propria audience.
    Un calendario editoriale (o “calendario dei contenuti”) è un sistema utilizzato da chi si occupa di contenuti e marketing per organizzare, gestire e programmare la produzione dei contenuti. Ad un livello macro, un calendario editoriale offre una visione dall’alto di ciò che verrà pubblicato in uno specifico arco temporale.

    Questo è un esempio del nostro calendario editoriale.

    Ad un livello micro, ogni voce del calendario contiene anche informazioni sul singolo contenuto, come ad esempio:

    • Argomento
    • Autore
    • Collaboratori
    • Stato
    • Data pianificata
    • Format
    • Canale

    Come questo:

    Al contrario di un backlog, che solitamente contiene tutte le idee e le opportunità in termini di contenuti, un calendario editoriale include solitamente solo quelli che sono stati già pianificati o sui quali si sta già lavorando.

    Ecco cosa imparerai in questa guida:

    Un calendario editoriale è uno strumento cruciale per chiunque sia coinvolto nella creazione di contenuti, sia che si tratti di una sola persona o parte di un team più grande. Ti aiuta a:

    1. Pianificare il lavoro
    2. Allineare il team e i collaboratori
    3. Rendere i processi di creazione di contenuti ripetibili
    4. Gestire i contenuti in un unico posto

    1. Pianificare il lavoro 

    Il motivo più pratico per avere un calendario editoriale, è che ti aiuta a pianificare la produzione dei contenuti per le settimane e i mesi a venire. Un calendario assicura che quello che tu stia pianificando è fattibile in base al tempo e alle risorse che hai a disposizione; ti consente anche di prevedere e tenere in considerazione iniziative legate ai contenuti stessi (ad esempio, se la tua azienda sta per lanciare un nuovo prodotto), in modo che tu possa organizzare il lavoro per tempo.

    2. Allineare il team e i collaboratori

    Ci sono molti pezzi che fanno parte del puzzle della creazione dei contenuti, ed un calendario editoriale assicura che tutti siano aggiornati. Se ad esempio devi lavorare con un illustratore per il tuo articolo, dire al team coinvolto sui social media di promuovere un nuovo contenuto, e gestire gli invii da parte di freelance e autori ospiti, un calendario editoriale ti aiuta a visualizzare le varie parti del processo e assegnarle a specifiche persone con delle chiare date di consegna.

    Ad esempio, per ogni articolo che pubblichiamo, dobbiamo assegnare e tenere traccia delle seguenti parti:

    • illustrazione nell’header
    • immagini personalizzate (ad esempio i grafici) 
    • annotazioni degli screenshot

    Lo facciamo attraverso il nostro calendario editoriale:

    3. Rendere i processi di creazione di contenuti ripetibili

    Un buon calendario editoriale non è solo una serie di date su di una pagina: è un sistema per creare dei processi ripetibili. Una volta che hai pianificato i passi necessari alla pubblicazione di uno specifico contenuto, puoi semplicemente ripeterli per ogni nuovo pezzo editoriale, piuttosto che cominciare da capo; questo non solo ti fa risparmiare tempo, ma ti da un’idea di quanto ci vuole per ogni processo, e ti assicura di non farti perdere pezzi lungo la strada.

    4.Gestire i contenuti in un unico posto 

    Dato che contiene tutte le informazioni disponibili riguardo un contenuto all’interno di un flusso più grande, un calendario editoriale funge da bocca della verità per il tuo team. Oltre a far risparmiare tempo a tutti (ad esempio, puoi rimandare i membri del tuo team al calendario evitando meeting ed email non necessari), un calendario assicura che le informazioni siano accessibili per il tuo team in qualsiasi momento, e non siano solo nella testa della persone. In più, gli investitori e il tuo boss possono dare uno sguardo e capire subito in che direzione si sta lavorando.

    Un calendario editoriale è estremamente utile per organizzare gli sforzi della tua strategia di content marketing, ma avere un calendario perfetto non è di per sé una garanzia che tutti gli sforzi avranno successo. Prima di crearne uno, devi investire del tempo e chiarire esattamente che tipo di contenuti sarà utile a raggiungere i tuoi obiettivi.

    Ecco il processo:

    1. Revisiona la tua strategia dei contenuti
    2. Imposta il calendario
    3. Aggiungi i contenuti al calendario
    4. Aggiungi le sottoattività necessarie

    Se la tua strategia di content marketing è già impostata, passa direttamente al punto 2; altrimenti, continua a leggere.

    1. Revisiona la tua strategia dei contenuti 

    Quello che inserisci nel calendario editoriale dipende interamente dalla tua strategia di content marketing, che non è altro che un piano per creare con costanza contenuti di alta qualità il cui scopo è quello di trasformare gli sconosciuti in clienti.

    Ad esempio, la strategia di content marketing di Ahrefs è quella di pubblicare contenuti educativi riguardo i temi che il nostro pubblico ideale ricerca, posizionarsi su Google e YouTube, e far crescere il traffico organico mese dopo mese. Di conseguenza, non riempiamo il nostro calendario con semplici idee di parole chiave, ma seguiamo dei passi molto specifici.

    1. Utilizziamo il Keywords Explorer per condurre una ricerca delle parole chiave e identificare argomenti di cui dovremmo parlare:
    2. Analizziamo il potenziale di traffico che quell’argomento ci può portare all’interno del Keywords Explorer:
    3. Diamo priorità agli argomenti scelti in base al loro ”potenziale di business”. In questo modo possiamo assegnare un punteggio da 0 a 3 a seconda di quanto sarebbe semplice parlare di Ahrefs all’interno di un dato contenuto:
    4. Aggiungiamo poi gli argomenti che possono muovere la nostra strategia guidata dalle parole chiave e dal prodotto ad un foglio di calcolo. Solo nel momento in cui qualcuno inizia a lavorare attivamente al contenuto lo aggiungiamo al calendario editoriale.

    Il tuo approccio potrebbe essere diverso, ma il punto rimane lo stesso: il modo più efficace per riempire il tuo calendario editoriale è quello di avere un chiara strategia e comprendere come ogni contenuto faccia parte di questa.

    2. Imposta il calendario

    Ci sono molti strumenti che possono aiutarti a creare il tuo calendario, a partire da un foglio di calcolo base fino a content management software (ne vedrai alcuni esempi qui sotto)—ma lo strumento che scegli è meno importante del decidere che informazioni mettere al suo interno.

    Nella sua forma più semplice, un calendario editoriale ha bisogno di solo due campi: un titolo e una data di pubblicazione. Puoi aggiungere poi tutti gli ulteriori campi di cui hai bisogno per far sì che ogni contenuto venga elaborato. Noi ne abbiamo 19, incluso la tipologia, la categoria e la parola chiave principale:

    Non c’è una regola su cosa il tuo calendario editoriale dovrebbe o non dovrebbe includere: concentrati sulle informazioni di cui tu e il resto del team avete bisogno per la produzione dei contenuti. Ecco alcuni spunti:

    • Stage del funnel a cui il tuo contenuto appartiene
    • Avatar del cliente per il quale stai scrivendo
    • Autore e collaboratori
    • Obiettivo
    • Stato

    3. Aggiungi i contenuti al calendario

    Una volta che hai impostato la struttura, il passo successivo è quello di popolare il calendario con i contenuti che vuoi far uscire, e assicurarti che la loro cadenza sia allineata alla tua strategia: un approccio social media potrebbe ad esempio richiedere pubblicazioni multiple nel corso della giornata, mentre contenuti lunghi ed educativi possono essere pubblicati un paio di volte al mese.

    L’obiettivo è di avere una visione comprensiva di quello su cui tu e il tuo team lavorerete, e dovresti quindi includere:

    • Tutti i format per cui sei responsabile. Ad esempio, se stai lavorando sia ad un articolo che a una newsletter, aggiungere entrambi i format ti aiuta a vedere attività che si sovrappongono e pianificarle meglio
    • Sia i nuovi che i vecchi contenuti. Ad esempio, se andrai a rinfrescare o ottimizzare contenuti esistenti, aggiungerli al calendario ti assicurerà di tenere in considerazione il tempo e le risorse necessarie

    Se stai pubblicando molte tipologie di contenuto, potrebbe tornarti utile colorare le varie voci in modo diverso in modo da rendere il calendario più leggibile a colpo d’occhio.

    4. Aggiungi le sottoattività necessarie

    Ogni contenuto che aggiungi al calendario potrebbe aver bisogno di passaggi diversi (e forse anche persone diverse) per essere completato, quindi è utile frammentare ogni voce nelle attività individuali che è necessario completare.

    Per mappare questi passaggi, pensa ad un contenuto simile che hai già pubblicato, e fai una lista di tutto quello che è successo in precedenza alla pubblicazione; usa poi queste informazioni per pianificare tutti i contenuti in sviluppo.

    Ad esempio, nel mio precedente ruolo ad Hotjar, seguivo gli stessi 7 passaggi per la pubblicazione di una newsletter; per ogni singola uscita della newsletter aggiunta al calendario, duplicavo semplicemente la lista delle sottoattività assegnate ad ogni specifico membro del team con la relativa data di scadenza:

    Il processo ripetibile per la newsletter in Asana

    Un strumento base per la creazione del calendario, come un foglio di calcolo, potrebbe non avere abbastanza spazio per inserire tutte queste informazioni in un unico posto, mentre i software specializzati (nel mio caso, Asana) sono disegnati per aiutarti ad approfondire ogni singola sotto attività. Se scegli di avere un calendario semplice, puoi sempre inserire la lista delle sottoattività da qualche altra parte e creare dei riferimenti ad esse quando necessario.

    Il tuo calendario editoriale dovrebbe essere unico a te e l’ambiente di lavoro nel quale ti trovi, quindi otterrai i migliori risultati creandone uno da zero che sia specifico alle tue necessità. Detto questo è utile prendere ispirazione da quello che gli altri professionisti dei contenuti stanno facendo—abbiamo quindi chiesto ad alcuni marketer di condividere con noi il loro calendario, che varia dall’essere super funzionale a particolarmente complesso.

    1. Un foglio di calcolo funzionale per un team da una persona

    Questo è il calendario editoriale che Hiba Amin utilizza a Soapbox per il suo team composto solo da una persona. Semplice e funzionale, si tratta di un foglio di calcolo che copre otto campi inclusa la data di pubblicazione, il titolo, la tipologia di contenuto, lo stage del funnel, e il pubblico/persona. Potresti utilizzare una variazione di questo calendario se volessi avere un metodo semplice e diretto ma al contempo una visione chiara di cosa stia succedendo in quello specifico trimestre.

    2. Un calendario colorato per i social media

    Lani Assaf utilizza questo foglio di calcolo a Elpha per tener traccia di tutte le attività social e i vari contenuti aggiuntivi. Questo calendario utilizza dei colori differenti in modo che ogni contenuto cada all’interno di una delle quattro categorie (indicate come ‘pillar’ in alto a destra). In questo modo il team può vedere la distribuzione delle attività social in un attimo. Il calendario prende in considerazione anche le feste e le date importanti, come ad esempio il Giorno Dedicato all’Apprezzamento degli Impiegati Venerdì 5 Marzo.

    3. Un calendario di tipo Kanban su Trello

    Questa board Trello è quello che usa Dom Kent a Mio per controllare più volte al giorno che ogni contenuto sia nei termini di sviluppo. Con questo calendario stile Kanban, ogni scheda rappresenta un contenuto, il quale viene mosso attraverso la board finché non raggiunge la colonna ‘Fatto’ tutta a destra. Questo semplice sistema funziona bene se sei parte di un piccolo team e hai bisogno di un sistema visuale che dia dettaglio su ogni fase del processo; c’è anche spazio per accomodare idee di contenuti non pianificate (guarda la colonna #1 a sinistra).

    4. Un calendario stile Kanban su ToDoist

    Anche Fadeke Adegbuiy a Doist utilizza una board Kanban in Todoist per tenere traccia del calendario settimanale del suo team. Ogni membro del team ha accesso alla board e può vedere il flusso degli articoli di blog e le uscite della newsletter; spesso tendono a commentare le singole schede per fornire utili risorse e ispirazione a chi è responsabile della realizzazione del contenuto.

    5. Un calendario su Asana con tag e commenti

    Questo calendario editoriale su Asana consente a Taru Barghava di Genbook di utilizzare dei tag colorati su ogni contenuto e avere conversazioni dedicate con il team per ogni voce. Taru pianifica i contenuti con almeno 6 settimane di anticipo per assicurarsi che il team possa tenere costante la cadenza di pubblicazione di 2 pezzi a settimana. Revisiona e aggiorna poi il calendario ogni settimana per verificare lo stato di avanzamento di ogni contenuto. Puoi utilizzare un formato simile se pubblichi di frequente e devi tenere traccia di più contenuti e autori in un singolo spazio.

    6. Un calendario di marketing a più schede

    Questo calendario multi scheda è quello che Justin Dunham utilizza a Ercule per tener traccia di tutte le attività del suo team correlate ai contenuti, inclusi eventi e webinar. La panoramica “Calendar Output” a sinistra si popola automaticamente in base a cosa viene aggiunto nelle altre schede del foglio di calcolo. Se gestisci un sistema di marketing complesso come più asset creati in contemporanea, puoi scaricare il template di Justin e personalizzarlo.

    Lavoro con i calendari editoriali da parecchio tempo, ed ecco 3 cose che ho imparato a fare e gli errori che avrei voluto sapere prima:

    1. Itera il tuo calendario

    La prima versione del calendario che crei non sarà probabilmente quella definitiva. Man mano che il tuo team cresce e/o i tuoi contenuti variano, potresti notare che il sistema che hai creato non va più bene, o addirittura hai bisogno di un altro strumento.

    Tienilo a mente e non mirare alla perfezione dall’inizio: comincia da qualcosa di funzionale che possa aiutarti per i prossimi 2–3 mesi, e continua poi a migliorare e improvvisare man mano che ti porti avanti.

    2. Fai in modo di avere spazio

    Quando lavori con più persone, le cose possono andare male e possono crearsi dei ritardi—e dovresti sempre tenerli in considerazione nella pianificazione. Identifica i potenziali problemi e colli di bottiglia, con la cognizione della loro possibile comparsa: ad esempio, sii consapevole che i contributori esterni possono inviare il loro lavoro in ritardo, pianifica quindi del tempo extra per compensare questa eventuale possibilità.

    3. Quantità ≠ qualità

    Anche se riempire di voci il calendario e sentirsi bene nel farlo perché si è molto impegnati è una grossa tentazione, pianificare molti contenuti non è necessariamente il modo più efficiente per raggiungere i tuoi obiettivi. Questo è particolarmente rilevante se la SEO fa parte della tua strategia dei contenuti, come mostra Tim Soulo, il CTO di Ahrefs, nel suo video che sfata il mito del “pubblicare più spesso”.

    Adesso tocca a te!

    Ora sei pronto a creare e iterare il tuo calendario editoriale. Abbiamo dimenticato di dire qualcosa di importante a riguardo? Faccelo sapere su Twitter.

    Tradotto da Matteo Ginnetti, Consulente Digital Marketing.