El aspecto de nuestro calendario editorial.
A nivel micro, cada entrada del calendario también lista información sobre una pieza individual de contenido, como:
- Tema
- Autor
- Colaboradores
- Status
- Fecha de entrega
- Formato
- Canal
Así queda:
Al contrario que un backlog(algo así como un tablero de tareas pendientes) que lista todas las oportunidades de contenido e ideas, un calendario editorial normalmente incluye solo piezas que ya están listas o planificadas y/o en las que se está trabajando.
Aquí está lo que cubriremos en esta guía:
- Por qué deberías usar un calendario editorial
- Cómo crear un calendario editorial
- Ejemplos reales de calendarios editoriales
- Consejos para sacar el máximo partido a tu calendario editorial
Un calendario de contenidos o calendario editorial es una herramienta crucial para cualquiera involucrado en la producción de contenido, tanto si eres una operación de una única persona o parte de un gran equipo. Te ayuda:
- Planificar tu trabajo
- Alinear equipos y colaboradores
- Hacer repetible tu proceso de contenido
- Gestionar el contenido en un único lugar
1. Planificar tu trabajo
La razón más práctica para tener un calendario de contenido es que ayuda a planificar la producción de contenido con semanas y meses de antelación. Un calendario asegura que lo que estás planificando es factible dado el tiempo y recursos que tienes disponible; también te permite prever y contabilizar iniciativas de contenido ad-hoc (por ejemplo, si tu compañía va a lanzar un nuevo producto), para que puedas organizar el trabajo con tiempo.
2. Alinear equipos y colaboradores
Hay muchas partes móviles involucradas en la creación de contenido y el calendario editorial mantiene a todo el mundo en la misma página. Puede que necesites trabajar con un ilustrador para un post del blog, decirle a tu equipo de redes sociales que promocione nuevo contenido y gestionar entregas de freelances y autores invitados: un calendario editorial te ayuda a dividir cada pieza en sus componentes individuales y a asignarlos a personas específicas con fechas de entrega claras.
- ilustración de cabecera
- imágenes personalizadas (por ejemplo, gráficos)
- anotaciones de capturas de pantalla
Lo hacemos en nuestro calendario editorial:
3. Hacer repetible tu proceso de contenido
Un buen calendario de contenido no son solo fechas en una página: es un sistema para crear un proceso repetible. Una vez que has planificado los pasos requeridos para publicar una pieza específica de contenido, simplemente puedes repetirlos con cada nueva pieza en lugar de empezar de cero; esto no solo ahorra tiempo, hace más fácil que estimes cuánto tiempo puede llevar cada tarea y te asegures de no saltarte ningún paso.
4. Gestionar el contenido en un único lugar
Porque almacena toda la información disponible sobre cada pieza de contenido en tu pipeline, un calendario funciona como una fuente única de verdad para tu equipo. Además de ahorrar tiempo para todo el mundo (por ejemplo, puedes dirigir a tus compañeros de equipo al calendario y evitar emails innecesarios o reuniones para actualizar status), un calendario asegura que la información es accesible a todas horas y no solo existe en la cabeza de unas pocas personas. Además, otras partes interesadas, como tu jefe o director pueden mirar rápidamente el calendario para ver en qué estás trabajando.
Un calendario editorial es extremadamente útil para organizar tus esfuerzos de marketing de contenidos, pero un calendario editorial perfectamente organizado no te garantiza por sí mismo que tus esfuerzos de contenido vayan a tener éxito. Antes de pasar a crear uno, necesitas invertir algo de tiempo aclarando exactamente qué tipo de contenido servirá a tus objetivos en primer lugar.
Aquí está el proceso:
- Revisa tu estrategia de contenidos
- Configura tu calendario
- Añade contenido al calendario
- Añade subtareas relevantes
Si tienes tu estrategia de marketing de contenidos preparada, salta directamente al punto 2; si no, sigue leyendo.
1. Revisa tu estrategia de contenidos para identificar prioridades
Lo que pongas en tu calendario editorial depende por completo de tu estrategia de marketing de contenidos, que es un plan para crear de forma consistente contenido de alta calidad diseñado para convertir desconocidos en clientes.
Por ejemplo, la estrategia de contenidos en Ahrefs es publicar contenido educativo sobre los temas que buscan clientes objetivo, posicionar en Google y YouTube y hacer crecer el tráfico orgánico mes tras mes. Como resultado, no nos limitamos a rellenar nuestro calendario editorial con ideas de palabras clave aleatorias, seguimos primero unos pasos específicos.
- Usamos Keywords Explorer de Ahrefs para hacer keyword research e identificar temas que nos gustaría cubrir.
- Investigamos el potencial de tráfico del tema en Keywords Explorer:
- Priorizamos temas en base a su “potencial de negocio”. Les asignamos una puntuación de 0 a 3, dependiendo de cómo de fácil sería hablar de Ahrefs en una pieza dada:
- Añadimos los temas que dirigirán nuestra estrategia liderada por producto y keywords en una hoja de cálculo. Solo cuando alguien empieza a trabajar de forma activa en una pieza debemos añadirla a nuestro calendario.
Tu enfoque puede ser distinto, pero la esencia permanece: la forma más efectiva de rellenar y mantener tu calendario editorial es tener una estrategia clara primero y entender cómo cada pieza que creas encaja en ella.
2. Configura tu calendario
Hay multitud de herramientas que puedes usar para crear tu calendario, desde hojas de cálculo básicas a software especializado en gestión de contenidos (y verás algunos ejemplos debajo)—pero la herramienta que elijas es menos importante que decidir qué información quieres poner en ella.
En su nivel más básico, un calendario editorial solo necesita dos campos: un título y una fecha de entrega. Puedes añadir tantos campos adicionales como necesites para conseguir que se entregue cada pieza. Nosotros tenemos 19, incluyendo tipo de contenido, categoría y palabra clave principal:
No hay una regla escrita sobre qué deberías o no incluir en tu calendario: enfócate en la información que tú y otras personas en el equipo necesiten más para la producción de contenido. Aquí van algunas ideas que te pueden hacer pensar:
- Fase del funnel a la que pertenece tu pieza
- User persona para la que escribes
- Autor y colaboradores
- Objetivo
- Estado / Status
3. Añade contenido al calendario
Una vez que tienes una estructura definida el siguiente paso es rellenar el calendario con tus próximas piezas, asegurándote que la cadencia se alinea con tu estrategia: una aproximación enfocada en redes sociales puede necesitar que publiques varias veces al día, mientras que un contenido educativo largo puede requerir que publiques solo dos veces al mes.
El objetivo es tener una comprensión general de un vistazo de todo en lo que tú y tu equipo estaréis trabajando, así que deberías incluir:
- Todos los formatos de los que seas responsable. Por ejemplo, si trabajas en posts de blogs y newsletter, añadir ambos formatos te ayuda a ver solapes de tareas y planificar la capacidad de trabajo.
- Piezas tanto nuevas como antiguas. Por ejemplo, si vas a actualizar u optimizar piezas existentes de contenido, añadirlas a tu calendario te permite asegurarte de tener en cuenta el tiempo y recursos que te llevará hacer el trabajo.
Si publicas varios tipos de contenido, puede que encuentres útil colorear entradas para hacer tu calendario más fácil de escanear.
4. Añade subtareas relevantes
Cada pieza que añades a tu calendario requiere diferentes pasos (y quizá, varias personas) para completarla, así que es útil dividir cada entrada entre las tareas individuales que necesitarás completar.
Para mapear los pasos piensa en cada pieza de contenido que ya has publicado y lista todo lo que ocurrió antes de su publicación; después, usa esta información para planificar todas las próximas piezas.
Por ejemplo, en mi puesto anterior en Hotjar, normalmente seguía los mismos 7 pasos para publicar una newsletter; por cada envío de newsletter que planificaba en mi calendario, simplemente duplicaba la lista de subtareas y asignaba cada una a un miembro específico del equipo con una fecha de entrega:
El proceso repetible de newsletter en mi calendario editorial de Asana
Una herramienta básica de calendario, como una hoja de cálculo, puede no tener suficiente espacio para listar toda esta información en un único espacio, mientras que software especializado (Asana en mi ejemplo) está diseñado para ayudarte a añadir cada sub-tarea individual. Si eliges mantener tu calendario sencillo, siempre puedes listar todas las subtareas en otra parte y dirigirte a ellas cuando las necesites.
Tu calendario de contenido debería ser único para ti y el entorno en que trabajas, por lo que conseguirás los mejores resultados al construir el tuyo desde cero para que encaje con tus necesidades. Dicho esto, es útil inspirarse en lo que otros profesionales hacen—así que pedimos a unos pocos marketeros que compartieran sus calendarios con nosotros, en un rango que va desde súper-funcionales a muy complejos.
1. Una hoja de cálculo funcional para un equipo de una persona
Este es el calendario editorial que Hiba Amin en Hypercontext usa en su equipo de contenidos de una persona. Es una hoja de cálculo simple y funcional que cubre ocho campos principales, incluyendo fecha de publicación, título, tipo de contenido, fase de funnel (embudo), y audiencia/persona. Podrías usar una variante de este calendario si quisieras mantener el tuyo bonito y directo, pero manteniendo una visión clara de lo que va a pasar en el trimestre.
2. Un calendario de redes sociales en colores
Lani Assaf usa esta hoja de cálculo en Elpha para hacer seguimiento de la actividad en redes sociales y contenido adicional. El calendario usa un sistema de códigos de colores para que cada pieza encaje en una de las cuatro categorías (listadas como “pilares” en la esquina superior derecha) y el equipo pueda ver la distribución en redes sociales de un vistazo. El calendario también tiene en cuenta las vacaciones y fechas importantes, por ejemplo, el día de Aprecio al Empleado en viernes 5 de marzo.
3. Un calendario estilo Kanban en Trello
Este tablero de Trello es lo que Dom Kent en Mio revisa varias veces al día para asegurarse de que todas las piezas de contenido pendientes están en el camino adecuado. Con un calendario estilo Kanban, cada tarjeta representa una pieza de contenido y se va pasando a lo largo de todo el tablero hasta que alcanza la columna de “Hecho” (done) a la derecha del todo. Este sencillo sistema funciona bien si eres parte de un equipo pequeño y necesitas claridad visual en cada fase del proceso; también hay espacio para incluir ideas de contenido no planificadas (mira la columna #1 a la izquierda).
4. Un calendario estilo Kanban en Todoist
Fadeke Adegbuiy en Doist también usa un tablero Kanban en Todoist para dividir el calendario de su equipo en sprints semanales. Todos en el equipo tienen acceso al tablero y pueden ver los posts del blog y las newsletters en el pipelinede publicaciones; a menudo dejan comentarios en tarjetas individuales para ofrecer recursos de valor o inspiración para el redactor asignado a una pieza. Podrías usar un tablero similar si quieres tener una vista general de qué está pasando en una semana dada y comprobar que todo el mundo esté en el camino correcto.
5. Un calendario en Asana con etiquetas y comentarios
Este calendario de contenido permite a Taru Barghava en Genbook usar etiquetas de colores en cada pieza de contenido y tener conversaciones anidadas con su equipo sobre cada entrada del calendario. Taru planifica contenido al menos con seis semanas de antelación para asegurarse de que el equipo pueda mantener su ritmo de publicación de dos veces a la semana y revisa y actualiza el calendario cada semana para comprobar el progreso de las piezas individuales. Podrías usar un formato similar si publicas con frecuencia y necesitas hacer seguimiento de varias piezas y colaboradores en un único sitio.
6. Un calendario de marketing multi-pestaña
Este calendario multi-pestaña es lo que Justin Dunham usa en Ercule para hacer seguimiento de todas las actividades de contenido en su equipo de marketing, incluyendo eventos y webinars. La vista general “Calendar Output” (Calendario Final) se auto-completa en base a lo que se añade en las pestañas de cada hoja de cálculo. Si gestionas una maquinaria compleja de marketing creando varios activos a todas horas, puedes descargar esta plantilla del calendario de Justin y jugar con ella.
Llevo ya un tiempo trabajando con calendarios de contenido, aquí van tres cosas que he aprendido a partir de ensayo y error que desearía haber sabido antes:
1. Itera tu calendario
La primera versión del calendario editorial que creas es improbable que sea la que uses para siempre. A medida que tu equipo crezca y/o tu contenido necesite cambiar, puede que te encuentres con que tu sistema actual se queda pequeño y quizá incluso necesites pasarte a una nueva herramienta.
Ten esto en cuenta y no apuntes a la perfección desde el principio: comienza con algo funcional que te ayude durante los próximos 2-3 meses y sigue ajustándolo y mejorándolo a medida que avances.
2. Ten siempre un colchón
Cuando trabajas con varias personas, las cosas se tuercen, hay retrasos—y siempre deberías tenerlo en cuenta. Identifica los cuellos de botella y problemas potenciales y cuenta con ellos: por ejemplo, anticipa que los colaboradores externos pueden llegar tarde con sus entregas y añade tiempo extra a la planificación para evitar retrasos imprevistos.
3. Cantidad ≠ calidad
Aunque sea tentador (y fácil) sobre-rellenar tu calendario y sentirte bien al estar ocupado, enviar mucho contenido no es necesariamente la forma más eficiente de alcanzar tus metas. Esto es especialmente relevante si el SEO es parte tu estrategia de contenidos, como Tim Soulo, CMO (director de Marketing) de Ahrefs, muestra en este vídeo donde refuta el mito de “publica más a menudo”.
Ahora, ¡te toca!
Ahora ya estás listo para construir e iterar tu propio calendario editorial. ¿Nos hemos dejado algo importante sobre los calendarios? Dínoslo en Twitter.
Traducido por Iván Fanego, que en sus ratos libres analiza herramientas y tendencias en marketing y software y que acaba de lanzar el primer directorio de herramientas de WhatsApp Marketing.
