Wie man SEO erfolgreich auslagert (einfaches Schema)

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Head of Content @ Ahrefs (oder, in einfachen Worten, ich bin der Typ, der dafür sorgt, dass jeder Blog-Post EPISCH wird).
    Für manche Leute klingt die Auslagerung von SEO nach einem wahren Traum. Man verbringt seine Zeit mit Cocktails am Strand, während andere die Arbeit für einen erledigen.

    Jedoch vergessen viele dabei, dass das gar nicht so einfach ist.

    Du kannst nicht einfach die erstbeste Person, die du finden kannst, dafür anheuern und keine entsprechende Ausbildung anbieten, aber gleichzeitig deinen nächsten Cocktail bestellen. Erfolgreiches SEO-Outsourcing bedeutet, routinierte Systeme zu schaffen, talentierte Personen zu beauftragen und sie gut zu koordinieren.

    In diesem Leitfaden lernst du, wie du SEO mithilfe eines einfachen dreistufigen Schemas systematisieren und outsourcen kannst.

    Aber zuerst beschäftigen wir uns mit den Grundlagen:

    Für die Auslagerung von SEO ist es notwendig, externe Freiberufler, Agenturen oder befristete Mitarbeiter zu engagieren, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und höher auf Suchmaschinen zu ranken.

    SEO-Outsourcing verschafft dir mehr Zeit, um dich auf wichtigere Dinge fokussieren zu können und deine Zeit darin zu investieren, wo du den wertvollsten Beitrag leisten kannst. Das könnte zum Beispiel das Managen deiner Mitarbeiter, das Identifizieren von neuen Wachstumschancen für dein Business oder die übergeordnete Kontrolle deiner SEO-Strategie sein.

    Weitere Vorteile von Outsourcing sind:

    • Weniger Eintönigkeit
    • Weniger Arbeitsaufwand
    • Verbesserte Skalierbarkeit

    Jeder betreibt SEO auf seine Art und Weise, daher macht es keinen Sinn, zu erklären, wie man einzelne Aufgaben wie die Keyword-Recherche oder den Linkaufbau auslagert. Stattdessen empfiehlt sich ein dreistufiges Schema, das man in den meisten Fällen anwenden kann.

    1. SOPs erstellen
    2. Freiberufler beauftragen
    3. Managen, optimieren und verfeinern

    Schritt 1. SOPs erstellen

    SOPs (Standardvorgehensweisen) sind detaillierte Dokumente, die erklären, wie eine Aufgabe von Anfang bis Ende ausgeführt wird — und damit ist wirklich sehr detailliert gemeint.

    So könnte eine SOP für das Haarewaschen aussehen:

    1. Schalte die Dusche ein.
    2. Benutze die Duschbrause, um dein Haar nass zu machen.
    3. Nimm die Shampoo-Flasche in die Hand.
    4. Drücke etwas Shampoo aus der Flasche in deine Hand.
    5. Verteile das Shampoo in deinem Haar.
    6. Spüle das Shampoo mit der Duschbrause aus deinem Haar aus.
    7. Schalte die Dusche aus.
    8. Trockne dein Haar mit einem Handtuch.

    Die meisten der größten Unternehmen der Welt verlassen sich auf SOPs, damit alle Prozesse reibungslos ablaufen. Sehen wir uns zum Beispiel McDonald’s an: Egal, welches Restaurant du besuchst, das Essen schmeckt immer gleich, und das Erlebnis ist ziemlich identisch. Du wirst nach jeder Bestellung die Frage hören: “Wollen Sie ein Menü draus machen?”

    Das liegt daran, dass McDonald’s über detaillierte SOPs verfügt, um in all seinen Tausenden Restaurants für Einheitlichkeit zu sorgen.

    Aber Einheitlichkeit ist nicht der einzige Vorteil von SOPs.

    Hier sind fünf weitere Vorteile:

    1. Sie erleichtern das “Onboarding” von neuen Mitarbeitern. Das ist ganz nützlich, da Freiberufler nicht immer ganz zuverlässig sind — du wirst also wahrscheinlich von Zeit zu Zeit neue Freiberufler beauftragen und anlernen müssen.
    2. Sie helfen dabei, bestehende Freiberufler auf Kurs zu halten. Wenn jemand auf Urlaub ist oder für längere Zeit nicht arbeitet, helfen SOPs dabei, sich schnell wieder in Arbeitsprozesse einzufinden.
    3. Sie helfen dabei, dass Arbeitsprozesse richtig ausgeführt werden. Da exakt dokumentiert wird, wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden, können Arbeitsprozesse schneller und reibungsloser ablaufen.
    4. Sie ersparen es dir, immer wieder die gleichen Fragen beantworten zu müssen. Die meisten neu eingestellten Mitarbeiter werden die gleichen Fragen haben. Diese können in die SOPs aufgenommen werden und müssen nicht ständig aufs Neue beantwortet werden. 
    5. Sie helfen dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren und zu verfeinern. Mehr dazu weiter unten.

    Wenn das für dich nach viel Arbeit klingt, liegst du richtig. Es ist ein echtes Unterfangen, das viel Zeit und Aufwand beansprucht. Deshalb solltest du auch nicht versuchen, deine gesamte SEO auf einmal auszulagern.

    Fokussiere dich stattdessen lieber auf einen bestimmten Bereich der SEO, brich diesen auf mehrere Teilbereiche herunter und erstelle dann die SOPs für jeden einzelnen Teilbereich.

    Wenn du zum Beispiel mit dem Linkaufbau beginnst, dann würdest du das in Bereiche wie dem Auffinden von unverlinkten Erwähnungen, dem Broken Link Building und der Skyscraper-Technik unterteilen. Diese Taktiken würdest du dann in grobe Schritte wie der Suche, der Recherche von E‑Mail-Adressen und der Kontaktaufnahme gliedern.

     

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    Sobald du damit fertig bist, erstelle die SOPs für jede einzelne Aufgabe.

    Und wie? Gehe dazu einfach jede Aufgabe Schritt für Schritt selbst durch und dokumentiere den Arbeitsprozess detailliert. Eine SOP für das Auffinden von unverlinkten Erwähnungen mit dem Ahrefs Content Explorer könnte beispielsweise so aussehen:

    2 example sop

    Randnotiz.
    Hier ist ein Beispiel einer SOP.

    Ob du die SOP als Textdokument oder als Video erstellst, ist dir überlassen. Wichtig ist nur, dass du nicht einfach davon ausgehst, dass neue Mitarbeiter deine Erwartungshaltung kennen oder über SEO-Erfahrung verfügen. Deshalb gilt: Beschreibe jedes kleinste Detail und visualisiere es.

    Wenn du diesen Prozess der SOP-Erstellung beschleunigen möchtest, nimm deine SOPs als Videos auf und engagiere jemanden, der diese verschriftlicht.

    Den Überblick behältst du am besten, wenn du von deinen Dokumenten aus zu deinen einzelnen SOPs verlinkst.

    3 linking sops

    Schritt 2. Freiberufler beauftragen

    Die meisten Personen versuchen, einen Freiberufler zu engagieren, der für alles zuständig ist. Das ist ein Fehler, denn unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten, und es kommt häufig vor, dass sich die Qualität der Arbeit von jemandem verschlechtert, wenn du sie nicht gut genug verteilst.

    Aus diesem Grund ist es besser, Aufgaben nach Fähigkeiten zu gruppieren und mehrere Personen damit zu beauftragen.

    Obwohl wir zum Beispiel den Bereich Linkaufbau in verschiedene Aufgaben unterteilt haben, weisen die Teilaufgaben untereinander eine große Ähnlichkeit auf. Es zeigt sich, dass wir wahrscheinlich eine Person für die Suche der Links, eine andere für die Recherche der Kontaktinformationen, eine weitere für das Versenden der Outreach-E-Mails und eine weitere für das Schreiben eines gelegentlichen Gastbeitrags benötigen.

    Nun gruppieren wir dies nach Farben:

     

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    Beachte, dass wenn du Dinge vollständig auslagern möchtest, brauchst du jemanden, der dieses Outsourcing und alle damit verbunden Aufgaben managt und die Freiberufler auf Kurs hält. Wenn Outsourcing für dich jedoch Neuland ist, empfiehlt es sich, die Dinge erstmal selbst in die Hand zu nehmen. Diese kannst du dann nach und nach abgeben, sobald du ein Gespür dafür bekommen hast, worauf es bei jedem Aspekt des Managens ankommt.

    Der Prozess ist ab hier in jedem Fall derselbe:

    1. Sieh dir zunächst die einzelnen Gruppen von Aufgaben an und denke über die dazu erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen nach. Am besten ist es, diese in “erforderliche” und “wünschenswerte” Fähigkeiten zu unterteilen.

    Das Anforderungsprofil für eine Outreach-Experten könnte beispielsweise so aussehen:

    • Erforderlich:
      • Hohe Schreibkompetenz
      • Gute Umgangsformen
      • Gute organisatorische Fertigkeiten
      • Kenntnisse im Umgang mit Google Docs/Sheets
      • Schnelles Schreiben am PC
    • Wünschenswert:
      • Erfahrung mit Pitchbox
      • Grundlegendes Verständnis für Outreach-Aufgaben aus SEO-Perspektive
      • Erfahrung mit Outreach im SEO-Kontext

    2. Erstelle basierend auf diesen Beschreibungen ein Stellenangebot auf einer Plattform für Freiberufler wie beispielsweise UpWork und beginne mit der Suche nach geeigneten Kandidaten.

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    Ist das so einfach, wie es sich anhört?

    In keinster Weise. Die Rekrutierung von geeigneten (externen) Mitarbeitern ist eine Sache für sich, deshalb werde ich auch nicht zu sehr darauf eingehen, sondern lediglich einige wichtige Tipps zur Verfügung stellen:

    1. Beginne mit bezahlten Aufträgen. Wenn jemand vielversprechend wirkt, nimm diese Person nicht einfach beim Wort. Erteile dieser Person einen einmaligen bezahlten Auftrag und bewerte ihre Arbeit. Viele Personen reden nur, aber setzen nicht die entsprechenden Handlungen. Deshalb ist dieser erste Schritt so wichtig.
    2. Engagiere Kandidaten vorerst nur auf Probezeit. Wenn der Freiberufler auch nach dem ersten Auftrag immer noch vielversprechend wirkt, engagiere ihn für eine befristete Zeit und sieh, wie er oder sie sich macht. Stelle dich aber darauf ein, dass der Freiberufler vielleicht nicht immer ganz zuverlässig ist. Wenn jemand dreimal pro Woche eine Autopanne hat, ist es vielleicht nicht der geeignete Mitarbeiter für längere Zeit.
    3. Schnell einstellen, schnell feuern. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass sich dein erster Mitarbeiter als der richtige für dein Unternehmen herausstellt. Behalte keine Mitarbeiter, mit denen es nicht passt. Es hat keinen Sinn, etwas in die Länge zu ziehen, das nicht passt. Für alle Beteiligten ist es besser, das Arbeitsverhältnis aufzulösen, sobald du feststellst, dass es nicht funktioniert.

    Schritt 3. Managen, optimieren und verfeinern

    Selbst wenn du nur einen Teilbereich der SEO wie beispielsweise den Linkaufbau auslagerst, ist es immer noch eine komplizierte Aufgabe, die sich in viele Teilaufgaben gliedert. Aus diesem grund benötigst du ein Projektmanagement-Tool, um den Überblick zu behalten.

    Davon gibt es viele, aber es empfiehlt sich eines mit Kanban-Boards wie beispielsweise Trello zu verwenden. Damit kannst du für jede einzelne Aufgabe eine visuelle Produktionslinie erstellen.

    So könnte das beispielsweise für unseren Linkaufbau aussehen:

    6 trello board

    Du siehst, dass die erste Spalte für SOPs vorgesehen ist. Diese dient den Freiberuflern dazu, schnell ihre Arbeitsanweisungen einsehen zu können. Die anderen Spalten sind Teilaufgaben. Die Idee dabei ist, dass immer dann, wenn du eine neue Kampagne startest, der Manager eine Karte in der ersten Spalte erstellt und die für die Aufgabe verantwortliche Person markiert.

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    Diese Person ist dann dafür verantwortlich, die Aufgabe in die nächste Spalte zu verschieben, sobald sie abgeschlossen ist, und die richtige Person zu markieren, die die Dinge dann weiter vorantreibt.

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    Der beste Weg, hier einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, ist, dies als letzte Anweisung in die SOPs aufzunehmen.

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    Nun ist es wichtig zu erkennen, dass es auch einige Nachteile bei der Schaffung eines solch effizienten Systems gibt. Einer davon ist das Gefühl unter Freiberuflern, “nur ein weiteres Rädchen in der Maschine” zu sein. Du kannst dem entgegenwirken, indem du dich bemühst, regelmäßig mit ihnen in Kontakt zu treten und ihnen mitzuteilen, dass sie ein geschätztes Mitglied des Teams sind.

    Das bedeutet nicht unbedingt, sie zu fragen, was sie am Wochenende gemacht haben oder was sie zu Abend essen, sondern eher Dinge wie:

    • Gibt es etwas, das unklar ist?
    • Bist du diese Woche auf irgendwelche Hindernisse gestoßen?
    • Wie arbeitest du mit anderen Team-Mitgliedern zusammen?

    Du wirst wahrscheinlich über einige der Antworten überrascht sein. Manchmal wirst du feststellen, dass sie die ganze Zeit über ein falsches Verständnis ihrer Aufgabe hatten, während sie zu einem anderen Zeitpunkt vielleicht Wege zur Verbesserung deiner Prozesse vorschlagen.

    Wenn das geschieht, zögere nicht, deine SOPs anzupassen. Das ist eine tolle Möglichkeit, sie im Laufe der Zeit schrittweise zu verbessern und für mehr Effizienz in deiner Organisation zu sorgen.

    Du solltest auch deine täglichen Aufgaben genau im Auge behalten. Eine häufig verwendete Redewendung besagt, dass man niemals das Gleiche zweimal tun sollte. Wenn du dich also dabei ertappst, etwas immer und immer wieder zu wiederholen, dann handelt es sich hierbei offensichtlich um eine Aufgabe, die systematisiert und ausgelagert werden kann.

    Abschließende Gedanken

    Die oben genannten Punkte sind nur eine Möglichkeit von vielen, SEO auszulagern. Es gibt zweifellos viele Personen, die ihre Aufgaben mit einem völlig anderen Schema erfolgreich auslagern, und das ist gut so. Deine Aufgabe als Unternehmer ist es, jene Methode zu finden, die für dich funktioniert, sie in die Praxis umzusetzen und die Dinge im Laufe der Zeit immer weiter zu optimieren und zu verfeinern.

    Hast du Fragen oder Anregungen? Schreib mir auf Twitter.