Cómo escribir una nota de prensa (con plantilla gratuita)

Aquí encontrarás todo lo que tienes que saber sobre las notas de prensa, incluida una guía paso a paso que te ayudará a escribir un buen press release:

• ¿Qué es una nota de prensa?
• ¿Cuándo se utiliza una nota de prensa?
• ¿Cómo distribuir una nota de prensa?
• ¿Qué evitar en una nota de prensa?
• ¿Cómo redactar una nota de prensa?
• Seguimiento del rendimiento de una nota de prensa

Una nota de prensa es una declaración oficial entregada a miembros de los medios de comunicación. Se usa, comúnmente, para compartir algo de interés periodístico que ha hecho una empresa con el objetivo de asegurar la cobertura de los medios.

Por lo general, está escrito:

• Internamente por el equipo de comunicación de la empresa.
• Por un proveedor externo, como una agencia de RR.PP. contratada.

Los comunicados de prensa son versátiles y se suelen usar para anunciar:

• El lanzamiento de un producto, servicio, campaña, evento o negocio.
• Actualizaciones importantes de una empresa, como su cambio de marca, reestructuración o nuevas contrataciones (normalmente a nivel ejecutivo).
• Información sobre una crisis.

Esto depende de cada uno. En general, hay tres formas de distribuir un comunicado de prensa: (1) manualmente, (2) a través de un servicio de sindicación o (3) a través de una lista de email.

Profundicemos un poco sobre cómo se distribuye una nota de prensa:

Manualmente

Todos estamos a favor de distribuir manualmente una nota de prensa. Si bien es cierto que puede llevar mucho tiempo, enviar un email personalizado (junto con el comunicado de prensa) puede aumentar las posibilidades de obtener cobertura de los medios.

Nuestro CMO, Tim Soulo, lo puede confirmar. Envió, manualmente, más de 100 emails de divulgación personalizados como parte de un experimento de outreach.

A riesgo de sonar acosador, a día de hoy es posible encontrar el email de cualquier persona.

Intenta adaptar y/o modificar tu email con estas sugerencias:

• Usa una línea de asunto llamativa. Los editores y periodistas reciben decenas de notas de prensa diario. Intenta que tu comunicado destaque con argumentos de venta tales como “Oportunidad de entrevista con el CEO de Apple, Tim Cook”.
• Dirígete a tu destinatario por su nombre.
• Cuenta, brevemente, por qué les estás escribiendo.
• Enlaza tu mensaje a su medio o negocio. (¿Por qué esta noticia sería adecuada para su medio?)
• Cuando sea relevante, sugiere uno o dos ángulos de la historia para que lo tengan en consideración. Incluye los nombres y cargos de los entrevistados disponibles.

Para el último punto, decide si merece la pena mostrar los ángulos de la historia en el email de presentación.

Realmente, depende de la naturaleza de las noticias en tu nota de prensa.

Por ejemplo, el lanzamiento de una plataforma SaaS en latinoamérica puede captar el interés de múltiples medios tecnológicos. Para aumentar las posibilidades de obtener cobertura, considera preparar propuestas de uno o dos artículos que acompañen a tu email y nota de prensa. 

A través de un servicio de sindicación

Los servicios de sindicación actúan en tu nombre para distribuir notas de prensa a su extensa red de contactos con los medios.

PR Newswire es una opción muy utilizada. Se puede usar para programar o difundir noticias a miles de agencias de noticias, editores de medios, editores y periodistas al instante.

A través de tu lista de contactos de medios

Un comunicado de prensa también se puede transmitir a través de una lista de correo, mantenida por el equipo de comunicaciones de una empresa o una agencia externa contratada.

En estas listas de contactos de medios, se suelen encontrar miembros de los medios categorizados por los medios para los que escriben y los temas en los que se especializan, como tecnología, finanzas personales, entretenimiento, etc.

Esta forma garantiza que sólo se envíen notas de prensa relevantes. Una opción de distribución muy valiosa si tienes poco tiempo y has acumulado una red considerable de contactos.

Escribir una nota de prensa es relativamente fácil una vez que hayas aprendido a hacerlo. Pero también puede salir muy mal, así que presta atención a esta lista de cosas que no deberías hacer:

No tener un punto de enfoque claro

Esto merece especial hincapié: una nota de prensa debe tener solo una idea de interés periodístico, ya sea que estés hablando de un producto, una campaña, servicio o evento.

El resto de tu comunicado debe complementar esta información.

Si no estás seguro, vuelve a la pizarra y pregúntate: “¿Me interesaría personalmente leer esto y cubrirlo como una noticia?”

Usar más palabras de las necesarias

Mantén tu nota de prensa en torno a 400 palabras.

Si hay más de 400 palabras, dale otra vuelta e intenta recortar el sobrante. ¿Realmente necesitas un párrafo entero que detalle la misión de tu empresa y por qué se relaciona con el lanzamiento del producto? ¿Hay alguna jerga que un lector no especializado no entienda fácilmente?

Expresar demasiadas opiniones o sonar muy promocional

La venta sutil puede ser difícil de conseguir, pero será muy útil una vez que encuentres este equilibrio.

Para hacerlo, evita el uso de palabras y declaraciones promocionales, como “el mejor del mundo”, “el mejor en su clase”, “innovador” y “único en su categoría”, por nombrar varios.

A menos que puedas respaldarlos o seas una empresa líder en tu industria, estas frases podrían volverse en tu contra y reducir tu credibilidad.

Usar demasiadas citas

Recomendamos no usar más de dos citas de calidad. ¿Qué define una cita de calidad? Esto nos lleva al siguiente punto.

Citas aburridas, toscas o prefabricadas

Elegir citas es algo complicado. Como lo dice The Guardian, tus citas tienen que ofrecer perspicacia, no información.

En esencia, deben complementar los hechos, en vez de reiterar lo que se ha dicho en el resto del comunicado.

Echemos un vistazo a lo que hace que una cita esté mal escrita:

• Una cita aburrida es aquella que no agrega valor a la nota de prensa, ya sea afirmando lo obvio o repitiendo lo que se ha dicho en el resto del comunicado.
• Una cita torpe suele tardar demasiado tiempo para llegar a la conclusión deseada, o hacer uso de afirmaciones generales.
• Las citas prefabricadas caen en el mismo agujero sonando demasiado promocionales.

Aquí hay uno que marca todas las casillas que acabamos de mencionar:

Avanzado, el primero de la historia, increíble, seguido de una cita cargada de información que debería haber sido parafraseada.

No obstante, Apple se sale con la suya porque su éxito habla por sí mismo. Pero, en cualquier otro press release, es posible que se generen dudas sobre las afirmaciones realizadas.

Ahora que hemos establecido los cimientos básicos, utiliza esta guía paso a paso para crear una buena nota de prensa.

1. Comprenda las pautas de estilo de AP

Associated Press (AP) es una de las agencias de noticias más grandes del mundo y su guía se utiliza como punto de referencia por periodistas de todo el mundo. Garantiza la coherencia en el contenido de las notas de prensa.

Sin embargo, AP no ofrece pautas de formato para estos comunicados. Así que hemos agrupado algunas convenciones generales que puedes usar:

Usa una tipografía común

Utiliza una tipografía de uso común, tal como Times New Roman o Arial.

Estilo de la fuente

Puedes variar el estilo de la fuente a lo largo de la nota de prensa, como poner en negrita los títulos y subtítulos o poner en cursiva el texto de las leyendas de las imágenes. Recomendamos usar lo siguiente:

• Encabezado: 14pt
• Subtítulo: 12pt
• Cuerpo: 12pt
• imagen: 10pt

Escribe en tercera persona

Escribe en tercera persona: él, ella, ellos, etc. Esto se aplica tanto a las menciones de marca como a citas.

• Menciones de marca
  Apple se menciona a sí misma en tercera persona en todas sus notas de prensa. En este ejemplo, en vez de decir “Hemos lanzado una nueva generación de iPads”, la compañía se expresa así:

• Entre comillas
  Otra cosa que hay que tener en cuenta es que, idealmente, cualquier persona destacada debe ser citada en tiempo pasado. Es decir, que haya dicho, compartido, señalado, etc.

2. Elige un formato

La estructura de una nota de prensa varía demasiado, como verás en nuestra plantilla descargable.

Pero hay distintas formas de presentar una nota de prensa, y esto es algo que querrás decidir antes de empezar a escribirla. Estas son las tres formas más comunes de hacerlo:

En formato PDF

El PDF generalmente se adjunta a tu email de presentación, que hemos cubierto en los métodos de distribución anteriores, y también se encuentra en la web de la empresa (generalmente en una sección “Prensa” o “Sala de prensa”).

En formato interactivo

Una nota de prensa interactiva, o nota de prensa multimedia, es el comunicado que está alojado en la web de una empresa como un artículo. Puedes copiar y compartir sus elementos fácilmente (texto, imágenes…) o hacer clic en enlaces para visitar páginas relacionadas.

Este es un ejemplo de una nota de prensa multimedia que presenta el nuevo iPad de Apple. Además del texto con enlaces, hay imágenes descargables ubicadas en todas partes.

También te encontrarás estos botones en la parte inferior de la nota de prensa:

En el email

Si optas por distribuir manualmente la nota de prensa, otra alternativa comúnmente utilizada es simplemente pegar la nota de prensa formateada en el cuerpo del propio email.

Esto es especialmente efectivo para comunicados breves, y así eliminas el paso adicional de desplazarse hasta el final para conseguir el pdf.

Sin embargo, los editores y periodistas generalmente prefieren poder copiar texto y descargar imágenes de forma sencilla. Por lo que es recomendable alojar la nota de prensa “por email” en la web también. (También te ayudará a rastrear los backlinks y menciones fácilmente).

3. Elige un ángulo de interés periodístico

Para identificar un ángulo de interés periodístico, piensa en la idea principal que quieres vender. ¿Podría ser el lanzamiento de una campaña de email o un anuncio del ejercicio de reestructuración de tu empresa?

¿Qué tiene el comunicado de especial y por qué debería importarle a los lectores?

Este ángulo se tiene que resumir en una línea e incluirla en el párrafo inicial.

4. Agrega la fecha de lanzamiento

Hablemos de la escritura. Empieza indicando si la información que contiene la nota de prensa se puede publicar de inmediato o hay que esperar a una fecha determinada.

Debería tener este aspecto (eliminar según corresponda):

PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA o
EMBARGADO HASTA [FECHA Y HORA + ZONA HORARIA] 

5. Deja un espacio para el título y el resumen

Volveremos a esto en un segundo.

Por ahora, deja varias líneas entre la fecha de lanzamiento y el párrafo inicial para que puedas completar el título y resumen más adelante.

6. Escribe un buen párrafo inicial

La información más importante debe estar al principio del comunicado. Para identificarla, utiliza la ‘Pirámide invertida’:

Piensa en términos de cómo se estructuran los artículos de noticias.

El titular presenta la información más importante y llamativa de la nota de prensa, y el párrafo inicial del comunicado responde “las cinco W y una H” (quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo). 

• Quién: El nombre de la empresa que divulga la información.
• Qué: La información que estás difundiendo. ¿De qué va la nota de prensa?
• Cuándo: la fecha de este evento, ya sea el lanzamiento de una campaña o una nueva contratación.
• Dónde: ¿Dónde pueden obtener más información los lectores? Puedes optar por incluir una ubicación o enlaces a más información aquí.
• Por qué: por qué es importante esta información y por qué es una historia que merece la pena contar.
• Cómo: Cómo la información agrega valor a la empresa, sus usuarios o la industria.

7. Párrafos del cuerpo del email

En este punto, deberías elaborar tus párrafos introductorios con detalles de apoyo.

Volvamos a nuestro ejemplo anterior de esta nota de prensa de Apple.

Se abre anunciando el lanzamiento del iPad rediseñado. Los párrafos siguientes analizan el diseño de la pantalla, el nuevo chip y nuevas características, cada uno bajo su propio subtítulo en negrita.

8. Agrega citas relevantes

La nota de prensa ya va tomando forma. Revisa el comunicado y refuérzalo con no más de dos citas de calidad, y de no más de dos personas.

Estas citas solo deben provenir de figuras acreditadas en la empresa o la industria, como altos ejecutivos o representantes de la industria.

La primera cita normalmente se agrega inmediatamente después del párrafo de apertura. Si es absolutamente necesario, se puede agregar otro más abajo en la nota de prensa.

9. Añade imágenes

Agregar imágenes (junto con descripciones de imágenes y/o títulos) es opcional. Pero el research ha demostrado que una nota de prensa con imágenes tiene siete veces más probabilidades de ser leída.

Si estás lanzando un producto, incluir imágenes de alta resolución en el cuerpo del texto facilita la lectura y pinta una imagen más sólida de lo que ofreces.

Recuerda incluir un enlace a los archivos descargables (intenta usar una herramienta para acortar la URL como bit.ly) en la parte inferior de tu nota de prensa.

10. Elabora un título y un resumen que sean atractivos

Ahora es el momento de volver al título y al resumen.

Aunque pueda tener sentido escribir tu nota de prensa en orden cronológico, creemos que estos dos elementos deben escribirse después de haber terminado con el texto principal. 

Después de haberte esforzado en identificar la información más importante del comunicado, ahí es cuando puedes elaborar cómodamente un título claro y objetivo.

Debajo del título, agrega un resumen de una línea o dos de lo que trata toda la nota de prensa.

Ten en cuenta que el resumen no es exactamente lo mismo que el párrafo inicial. Ahí no tienes que marcar “las cinco W y una H”, pero tienes que generar la suficiente curiosidad para que el lector quiera leer más.

Recomendamos escribir el título con solo la primera letra de la oración en mayúscula, como en la captura de pantalla anterior.

11. El texto

El cuerpo del texto va después del contenido principal de la nota de prensa, pero va antes de la información de contacto. Proporciona a los lectores cierta información sobre la empresa que está detrás del press release.

Idealmente un resumen de un párrafo de la historia de la empresa (si procede), así como una descripción de sus productos o servicios. También puedes mencionar brevemente cualquier logro que merezca la pena.

Algo así:

12. El cierre

Debajo del texto, indica que tu nota de prensa ha terminado con la notación “###”.

13. Datos de contacto para prensa

En una nueva sección, agrega los datos de contacto necesarios para que los periodistas y editores puedan ponerse en contacto fácilmente.

Normalmente se escribe en este formato:

Nombre (en negrita)
Nombre de la empresa o agencia de relaciones públicas
Email
(Código de país) Número de contacto

14. Revisa el texto

En esta etapa final, revisa la nota de prensa siguiendo los pasos anteriores.

En particular, verifica lo siguiente:

• ¿Está escrito de forma objetiva?
• ¿Es de interés periodístico y preciso?
• ¿Contiene los “detalles clave”? 
  • Citas, imágenes, detalles sobre el evento o el lanzamiento (hora, fecha y lugar), etc.

• ¿Hay errores tipográficos o de estilización? 
  • Esto es más frecuente de lo que parece, especialmente cuando se trata de nombres de personas.
  • También tienes que comprobar si hay errores de estilización. Por ejemplo, es “iPad” y no “i Pad”.

Finalmente, obtén una segunda opinión de alguien con más experiencia. Algo muy importante para identificar cualquier cosa que se te haya podido pasar.

Una vez que esté todo en orden, la nota de prensa estará lista para su distribución.

El siguiente paso natural es analizar el rendimiento de la nota de prensa.

Este análisis ayuda a determinar el rendimiento de tu campaña, si los recursos gastados han sido justificables y si has alcanzado a la audiencia target a través de las plataformas adecuadas. También es una buena forma de comprender mejor la recepción de la nota de prensa. Algo que puede informar los press releases que vengan en el futuro.

La mayoría de los servicios de distribución ofrecen informes básicos de visibilidad que te permiten revisar las métricas de seguimiento común, tales como las tasas de clics, las tasas de conversión, backlinks y descargas (de los PDFs, si se llegaron a publicar).

El problema es que estos servicios pueden ser costosos. Por lo que una herramienta gratuita como los Webmasters Tools de Ahrefs pueden ayudar a compensar el coste innecesario al mismo tiempo que te permite rastrear fácilmente los backlinks y las menciones.

Cómo rastrear backlinks

Primero, sigue esta guía para configurar tu primer proyecto en los Webmaster Tools de Ahrefs.

A continuación, en el Site Explorer de Ahrefs, introduce la URL de la página en la que está alojada tu nota de prensa. Desde aquí, podrás ver la cantidad de backlinks recibidos.

Para obtener un desglose detallado, dirígete al panel de la izquierda y haz clic en Perfil de enlaces > Enlaces. Aquí podrás ver los backlinks “en vivo”, así como recientes e históricos.

También puedes pasar el cursor sobre cada pestaña para obtener más información.

Si tienes prisa o no estás seguro de si merece la pena registrarse para obtener una cuenta gratuita, puedes usar nuestro comprobador de backlinks gratuito. La herramienta proporciona una descripción general de los 100 principales backlinks de tu página.

Cómo rastrear las menciones

Si estás interesado en monitorizar las menciones de ciertas palabras clave, citas o los últimos productos de tu marca, puedes configurarlos en Ahrefs Alerts. Estas menciones se enviarán a tu bandeja de entrada con la frecuencia que tú quieras.

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo hacerlo.

Aunque parezca que es similar a las Alertas de Google, Ahrefs Alerts ofrece una visión más completa de los insights, según nuestro mini estudio de las dos herramientas de monitorización.

Reflexiones finales

Eso es todo. Una guía detallada sobre qué es una nota de prensa, qué evitar y cómo elaborar una.

Suele ser una buena idea revisar los conceptos básicos de vez en cuando, solo para no perder de vista los fundamentos de la redacción de notas de prensa.

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