Come Scrivere un Comunicato Stampa (+ Modello Gratuito)

Ecco tutto ciò che devi sapere sui comunicati stampa, inclusa una guida passo passo per scriverne uno buono:

• Che cos’è un comunicato stampa
• Quando utilizzare un comunicato stampa
• Come distribuire un comunicato stampa
• Cosa evitare in un comunicato stampa
• Come creare un comunicato stampa
• Monitorare le prestazioni di un comunicato stampa

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale consegnata alla stampa. È di solito usato per condividere qualcosa di interessante da parte di un’azienda con l’obiettivo di assicurarsi copertura mediatica.

Di solito è scritto:

• Internamente dal team di comunicazione dell’azienda;
• Da un fornitore esterno, per esempio un’agenzia di pubbliche relazioni.

I comunicati stampa sono versatili e sono spesso usati per annunciare:

• Il lancio di un prodotto, servizio, campagna, evento o attività commerciale;
• Aggiornamenti importanti per un’azienda, come il rebranding, la ristrutturazione o nuove assunzioni (normalmente a livello dirigenziale);
• Informazioni su una crisi.

La distribuzione di un comunicato stampa dipende da te e dalle tue esigenze. In genere ci sono tre modi per distribuire un comunicato stampa: manualmente, tramite agenzie stampa o tramite una mailing list.

Vediamo nello specifico come può essere distribuito un comunicato:

Manualmente

Noi siamo a favore della distribuzione manuale dei comunicati stampa. Anche se può richiedere molto tempo, inviare un’e-mail personalizzata (insieme al comunicato stampa) può aumentare le tue possibilità di ottenere copertura mediatica.

Il nostro CMO, Tim Soulo, può garantirlo, avendo inviato manualmente oltre 100 e‑mail personalizzate come parte di un esperimento di link building.

A rischio di sembrare stalker, oggi è possibile trovare gli indirizzi e‑mail di chiunque facilmente.

Prova a personalizzare la tua e‑mail seguendo questi suggerimenti:

• Utilizza un oggetto accattivante. Editori e giornalisti ricevono quotidianamente decine di comunicati stampa. Quindi fai risaltare il tuo con frasi ad effetto, per esempio “Opportunità di intervistare il CEO di Apple Tim Cook”;
• Rivolgiti al destinatario usando il suo nome;
• Specifica il motivo della tua e‑mail;
• Collega la tua richiesta alla pubblicazione che stai contattando (Perché questa notizia sarebbe perfetta per la sua rivista?);
• Se pertinente, suggerisci uno o due angoli per la tua storia. Includi i nomi e i titoli delle persone disponibili per le interviste.

Per quel che riguarda l’ultimo punto, usa la tua discrezione per decidere se vale la pena presentare gli angoli della storia nella tua e‑mail introduttiva.

Questo dipende dalla notizia contenuta nel tuo comunicato stampa.

Ad esempio, il lancio di una piattaforma SaaS nel sud-est asiatico potrebbe catturare l’interesse di diverse pubblicazioni tecnologiche. Per aumentare le tue possibilità di assicurarti la copertura, prendi in considerazione la possibilità di preparare da uno a due tipi di storie da abbinare alla tua e‑mail e al comunicato stampa.

Tramite agenzie stampa

I servizi di syndication e le agenzie stampa agiscono per tuo conto nella fase di distribuzione dei comunicati stampa e hanno una vasta rete di contatti con i media.

PR Newswire è un’opzione ampiamente utilizzata a livello internazionale e può essere usata per programmare o diffondere notizie a migliaia di agenzie, editori e giornalisti istantaneamente.

Tramite mailing list

Un comunicato stampa può anche essere trasmesso tramite una mailing list, gestita dal team di comunicazione di un’azienda o da un’agenzia di terze parti.

In questi elenchi di contatti con i media troverai membri dei mezzi di comunicazione divisi in base alle pubblicazioni per cui scrivono e alla loro specializzazione, per esempio tecnologia, cibo e bevande, finanza, intrattenimento e così via.

Ciò garantisce che vengano inviati loro solo i comunicati stampa pertinenti. È un’opzione di distribuzione ottima se hai poco tempo e hai accumulato una considerevole rete di contatti.

Scrivere un comunicato stampa è relativamente facile una volta capito come fare. Ma può anche essere molto complesso, quindi fai attenzione a evitare quanto segue:

Non avere un punto focale chiaro

Non possiamo che enfatizzare questo concetto: un comunicato stampa deve presentare solo un’idea, che si tratti di un prodotto, di una campagna, di un servizio o di un evento.

Tutto il tuo comunicato stampa dovrebbe quindi focalizzarsi su questa informazione.

Se non sei sicuro, torna al computer e chiediti: “Mi interesserebbe leggere di questo argomento e scriverne?”.

Essere troppo prolisso

Mantieni il tuo comunicato stampa di una lunghezza di circa 400 parole.

Se è molto più lungo, rileggilo e sfoltiscilo. Hai davvero bisogno di un intero paragrafo che descriva in dettaglio la missione della tua azienda e perché si collega al lancio del prodotto? Viene utilizzato un linguaggio che potrebbe non essere facilmente compreso da qualcuno che non sa nulla di cosa stai parlando?

Esprimere opinioni o sembrare troppo promozionali

Vendere qualcosa in maniera poco sfacciata può essere difficile ma se trovi il giusto equilibrio non avrai problemi.

Per fare ciò, evita di usare parole e affermazioni promozionali, come “il migliore del mondo”, “il migliore della classe”, “innovativo” e “unico nel suo genere”, per citarne alcuni.

A meno che tu non abbia la certezza di ciò che dici, tali frasi potrebbero andare contro di te e ridurre la tua credibilità.

Utilizzare troppe citazioni

Si consiglia di utilizzare non più di due citazioni di qualità. Come si stabilisce quando una citazione è di qualità? Questo ci porta al punto successivo.

Citazioni noiose, impacciate o finte

La scelta delle citazioni è un affare complicato. Come spiega bene il The Guardian, le tue citazioni devono dare spunti, non informazioni.

In sostanza dovrebbero integrare i fatti, piuttosto che ribadire ciò che è stato detto nel resto del comunicato stampa.

Diamo un’occhiata più da vicino a ciò che rende una citazione davvero pessima:

• Una citazione noiosa è quella che non aggiunge alcun valore al comunicato stampa, affermando l’ovvio o ripetendo ciò che è stato detto nel resto del comunicato;
• Una citazione impacciata può usare frasi per riempire spazio, impiegare troppo tempo per arrivare al punto o usare affermazioni radicali;
• Le citazioni finte rientrano nello stesso campo in quanto suonano troppo promozionali.

Eccone uno che rispecchia tutte le caratteristiche di cui sopra.

L’uso delle parole “Groundbreaking, incredible, magical” (Innovativo, incredibile, magico), seguito da una citazione ricca di informazioni che avrebbe dovuto essere parafrasata.

Apple riesce a farla franca perché il successo dell’azienda non ha bisogno di spiegazioni. In qualsiasi altro comunicato stampa, tuttavia, probabilmente avresti messo in dubbio le affermazioni fatte.

Ora che abbiamo delineato le nozioni di base, usa questa guida passo passo per creare un buon comunicato stampa.

1. Tieni a mente le regole grammaticali e di formattazione 

Se in inglese si seguono le regole dell’Associated Press (AP) per scrivere comunicati stampa corretti e coerenti, in Italiano è bene seguire le regole grammaticali standard per fare in modo che il comunicato finale sia corretto.

Queste sono alcune delle regole da seguire in termini stilistici:

Usa un font comune

Utilizza uno dei font solitamente utilizzati per i comunicati stampa, come Times New Roman o Arial.

Stilizzare il tuo font

Formatta i vari testi all’interno del comunicato stampa, ad esempio mettendo in grassetto i titoli e i sottotitoli o il corsivo del testo per le didascalie delle immagini. Si consiglia di seguire queste regole:

• Intestazione: 14 pt
• Sottotitolo: 12 pt
• Corpo: 12 pt
• Didascalie immagini: 10 pt

Scrivi in terza persona.

Scrivi in terza persona. Questo vale sia per le citazioni che riguardano il marchio che per le citazioni esterne.

• Citazioni di brand

  Apple parla di sé in terza persona in tutti i suoi comunicati stampa, incluso questo. Quindi, invece di dire “Abbiamo lanciato la terza generazione di AirPods”, l’azienda si esprime così:



• Citazioni esterne

  Un’altra cosa da notare è, idealmente, che tutte le persone dovrebbero essere citate al passato: disse, condivise, assicurò, ecc.

2. Scegli il formato

La struttura di un comunicato stampa è quasi sempre la stessa, come puoi notare anche nel nostro modello scaricabile.

Ma ci sono diversi modi per salvare un comunicato stampa e ti consigliamo di deciderlo prima di passare alla scrittura vera e propria. Ecco i tre modi più utilizzati per farlo:

PDF

Il PDF è in genere allegato ad un’e‑mail introduttiva, come quelle che abbiamo trattato sopra, e può essere anche ospitato sul sito dell’azienda (di solito in una sezione “Stampa” o “Redazione”).

Interattivo

Un comunicato stampa interattivo, o multimediale, è ospitato sul sito dell’azienda sotto forma di articolo. Puoi copiare e condividere facilmente i suoi elementi (ad es. testo, immagini) o cliccare sui link per visitare le pagine correlate.

Questo è un esempio di un comunicato stampa multimediale sui nuovi AirPod di Apple.

Oltre al testo con collegamenti ipertestuali, ci sono immagini scaricabili ovunque.

E alla fine del comunicato stampa sono disponibili anche ulteriori bottoni per la condivisione:

Via e‑mail

Se scegli di distribuire manualmente il tuo comunicato stampa, un’altra alternativa comunemente usata è semplicemente incollare il tuo comunicato stampa formattato nel corpo della tua e‑mail.

Ciò è particolarmente efficace per i comunicati stampa più brevi ed elimina il passaggio aggiuntivo di scorrere fino in fondo per aprire il pdf.

Tuttavia, editori e giornalisti generalmente preferiscono essere in grado di copiare facilmente testi e scaricare immagini. Quindi considera di ospitare anche il tuo comunicato stampa sul tuo sito web. (In questo modo potrai anche tenere traccia dei tuoi backlink e delle menzioni più facilmente.)

3. Scegli una notizia interessante

Per identificare un punto di vista e una notizia interessante, inizia pensando all’idea principale che vuoi vendere. Che sia il lancio di una campagna di e‑commerce o l’annuncio relativo alla ristrutturazione della tua azienda?

Cos’ha di speciale e perché i lettori dovrebbero essere interessati?

Questo angolo dovrebbe essere riassunto in una frase da includere nel paragrafo di apertura.

4. Aggiungi la data di uscita

Passiamo ora alla scrittura. Inizia indicando se le informazioni contenute nel comunicato stampa possono essere pubblicate immediatamente o sottoposte a embargo fino a una certa data.

Questa è la formula da utilizzare (elimina di conseguenza):

PER PUBBLICAZIONE IMMEDIATA o
SOTTO EMBARGO FINO AL [DATA E ORARIO + EVENTUALE FUSO ORARIO]

5. Lascia un testo di riempimento per il titolo e il sommario

Torneremo su questo a breve.

Per ora, ricordati di lasciare diverse interruzioni di riga tra la data di rilascio e il paragrafo di apertura in modo da poter riempire il titolo e il sommario in un secondo momento.

6. Scrivi un paragrafo di apertura forte 

Le informazioni più importanti devono trovarsi all’inizio del tuo comunicato. Per identificare quali sono i fatti chiave, usa la piramide rovesciata:

Pensa a questa piramide in relazione a come sono solitamente strutturate le notizie.

Il titolo contiene le informazioni più importanti e accattivanti del tuo comunicato stampa e il paragrafo di apertura del comunicato dovrebbe rispondere alle cinque W e un’H (In inglese: who, what, when, where, why, how ovvero: chi, cosa, quando, dove, perché e come). 

• Who: Il nome dell’azienda che rilascia le informazioni;
• What: L’informazione che stai diffondendo. Di cosa parla il comunicato stampa?;
• When: La data dell’evento, che si tratti di un lancio di una campagna o di una nuova assunzione;
• Where: Dove si possono trovare più informazioni? Puoi scegliere di includere un link ad una pagina con maggiori dettagli;
• Why: Perché queste informazioni sono importanti e perché è una storia che vale la pena raccontare;
• How: In che modo le informazioni aggiungono valore all’azienda, ai suoi utenti o al settore. 

7. Corpo del testo 

Qui devi approfondire i tuoi paragrafi introduttivi con maggiori dettagli.

Torniamo all’esempio precedente, il comunicato stampa della Apple.

Si apre annunciando il lancio degli AirPod aggiornati. I paragrafi successivi contengono informazioni sul design del prodotto, sulle caratteristiche audio e sulla durata della batteria, ciascuno sotto il proprio sottotitolo in grassetto.

8. Aggiungi citazioni pertinenti

Il tuo comunicato stampa sta ora prendendo forma! Rivedi il tuo testo e rafforzalo con non più di due citazioni di qualità e da non più di due persone.

Queste citazioni dovrebbero provenire da figure rispettabili dell’azienda o del settore, per esempio dirigenti di alto livello o rappresentanti del settore.

La prima citazione viene normalmente aggiunta subito dopo il paragrafo di apertura; se necessaria, un’altra può essere aggiunta più in basso nel comunicato.

9. Aggiungi immagini 

L’aggiunta di immagini (insieme alle descrizioni e/o didascalie) è facoltativa. Ma diverse ricerche hanno dimostrato che un comunicato stampa con immagini è letto sette volte di più rispetto ad uno senza.

Se stai lanciando un prodotto, includere immagini ad alta risoluzione nel testo rende più facile la lettura e fortifica il tuo messaggio. 

Ricorda di includere un link alle risorse scaricabili (prova a utilizzare uno strumento di accorciamento degli URL come bit.ly) in fondo al tuo comunicato stampa.

10. Crea un titolo e un sommario interessanti

Ora è il momento di tornare al titolo e al sommario.

Sebbene abbia senso scrivere il comunicato stampa in ordine cronologico, riteniamo che questi due elementi dovrebbero essere compilati solo terminata la scrittura del corpo principale.

Dopo aver faticato per identificare le informazioni più importanti, ora sei infatti in grado di creare comodamente un titolo pulito, ricco di informazioni e fresco.

Sotto il titolo, aggiungi un sommario con una frase riassuntiva del contenuto dell’intero comunicato stampa.

Ricorda che il sommario non deve essere esattamente la stessa cosa del paragrafo di apertura. Non deve seguire la regola delle cinque W e una H, ma deve generare curiosità e interesse alla lettura.

Puoi scrivere il tuo titolo con solo la prima lettera della frase in maiuscolo, proprio come nello screenshot sopra.

Ti consigliamo di scrivere in maiuscolo la prima lettera di tutte le parole per un effetto ancora più effervescente. Utilizza questo strumento per titoli perfetti.

11. Boilerplate

Il boilerplate viene dopo il contenuto principale del comunicato stampa ma precede le informazioni di contatto. Fornisce ai lettori alcune informazioni sull’azienda.

Si tratta del sommario relativo all’azienda e offre una panoramica dei suoi prodotti o servizi. Puoi anche citare brevemente qualsiasi risultato ottenuto.

Ecco come dovrebbe essere:

12. Chiudi il tuo comunicato stampa

Sotto il tuo boilerplate, puoi indicare che il tuo comunicato stampa è terminato inserendo il simbolo “###”.

13. Dettagli di contatto stampa

In una nuova sezione, aggiungi i dettagli di contatto necessari in modo che giornalisti ed editori possano contattarti facilmente.

Normalmente i contatti sono scritti in questo modo:

Nome (in grassetto)

Nome dell’azienda o agenzia di pubbliche relazioni

Indirizzo e‑mail

(Codice Paese) numero di telefono

14. Riguarda il tuo comunicato

Nella fase finale, rivedi il tuo comunicato stampa rivisitando i passaggi precedenti.

In particolare, verifica quanto segue:

• È scritto in maniera oggettiva?
• È interessante e conciso?
• Contiene i dettagli chiave? 
  • Citazioni, immagini, dettagli sull’evento o sul lancio (ora, data e luogo), ecc.

• Ci sono errori di battitura o stilistici? 
  • Succede più spesso di quanto ti aspetti, specialmente quando si tratta di nomi di persone.
  • Dovresti anche verificare la presenza di errori stilistici. Ad esempio, si scrive “AirPods” e non “Air pod”.

Infine, chiedi un secondo parere a qualcuno più esperto: questo è un passaggio cruciale per identificare tutto ciò che potresti aver perso.

Una volta che tutto è in ordine, il tuo comunicato stampa è pronto per la distribuzione.

Un passo successivo e ulteriore, ma anche naturale, è l’analisi dei tuoi comunicati stampa.

Le analisi aiutano a determinare il rendimento della tua campagna, se le risorse spese sono giustificabili e se hai raggiunto il pubblico giusto attraverso le piattaforme giuste. È anche un buon modo per comprendere meglio il sentimento generale nei confronti del tuo comunicato stampa per dare la linea a tutti i prossimi che verranno lanciati.

La maggior parte dei servizi di distribuzione offre rapporti di visibilità di base che consentono di rivedere le metriche comunemente monitorate, per esempio percentuali di clic, tassi di conversione, backlink e scaricamento (se hai rilasciato il comunicato stampa in formato pdf).

Il problema è che tali servizi possono essere costosi, quindi uno strumento gratuito come l’Ahrefs Webmaster Tools può aiutare a compensare i costi inutili consentendoti di tenere traccia facilmente di backlink e menzioni.

Come tracciare i backlink

Segui questa guida passo passo per creare un progetto nell’Ahrefs Webmaster Tools.

All’interno del Site Explorer di Ahrefs, inserisci l’URL della pagina in cui è ospitato il tuo comunicato stampa. Qui potrai vedere il numero di backlink ricevuti.

Per maggiori dettagli, vai al pannello a sinistra e vai su Profilo Backlink > Backlink. Qui puoi guardare i backlink “live” e anche quelli più recenti e quelli più vecchi.

Puoi anche passare il mouse sopra la descrizione comando (contrassegnata da una minuscola “i”) su ciascuna metrica per avere un’idea migliore di ciò che stai guardando.

Se hai fretta o non vuoi registrarti gratuitamente, prova a utilizzare il nostro strumento gratuito per il controllo dei backlink che ti offre la panoramica sui primi 100 backlink per la tua pagina.

Come tracciare le menzioni

Se vuoi monitorare le menzioni su determinate parole chiave, citazioni o quelle legate agli ultimi prodotti lanciati, puoi impostare un alert in Ahrefs Alerts. Queste menzioni verranno inviate alla tua casella di posta elettronica con una frequenza a tua scelta.

Leggi questa guida passo dopo passo per scoprire come fare. 

Anche se può sembrare simile a Google Alerts, Ahrefs Alerts offre maggiori informazioni e approfondimenti, stando al nostro mini studio su entrambi gli strumenti.

Conclusioni

Eccoci arrivati al termine di questa guida dettagliata su cos’è un comunicato stampa, cosa evitare e come crearne uno.

È anche una buona idea rivisitare le basi di tanto in tanto, solo per non perdere di vista gli elementi chiave della scrittura dei comunicati stampa.

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