Marketing de eventos: La guía definitiva que nos costó 400.000 dólares
Por Si Quan Ong
SEO & Marketing Educator at Ahrefs
No se trataba solo de una conferencia, sino de toda una semana de eventos. De lunes a miércoles, organizamos dos talleres de pago al día y luego la conferencia el jueves y el viernes.
Antes de eso, organizamos seminarios online, reuniones de networking, mesas redondas e incluso una conferencia a menor escala. Basta decir que tenemos mucha experiencia en marketing de eventos.
Cabe decir que, aunque esté escribiendo esto, no soy la persona que está detrás de todo. Hay un cerebro detrás de todos nuestros eventos, y es Shermin Lim, nuestra responsable de marketing de eventos.
Así que la entrevisté para saber cómo lo hacíamos, sobre todo cómo nos enfrentamos a una tarea casi imposible, como es organizar una conferencia de varios días con solo un equipo de dos personas.
Presentamos aquí nuestra guía de marketing de eventos, centrada específicamente en la preparación de una conferencia real. Puedes utilizar los mismos conocimientos para ampliar o reducir la escala, en función de tus objetivos.
¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing de eventos es la planificación y organización de un evento para promocionar tu marca, producto o servicio. El evento puede ser grande o pequeño, online o en persona.
¿Por qué hacer marketing de eventos?
Somos una empresa SaaS, así que ¿por qué organizamos eventos?
La respuesta es sencilla: Los negocios son sociales. Los seres humanos no somos criaturas lógicas y racionales que compramos todo basándonos en pros y contras. Compramos porque existe una conexión emocional y humana con la marca o con las personas que la respaldan.
No hay nada como las interacciones en persona. Una lección que aprendimos todos durante la pandemia. Este razonamiento básico se extiende a las demás razones por las que organizamos actos e incluso conferencias:
- Proporcionar un gran evento en persona para que nuestros clientes actuales se conozcan, aprendan unos de otros y, potencialmente, establezcan asociaciones o hagan negocios juntos.
- Pasar el rato con nuestros clientes, hablar con ellos, aprender sobre ellos, darles nuestro querido merchandising y (con suerte) hacer que se encariñen de nosotros.
- Permitir que nuestro equipo de ventas corporativas hable (en persona) con nuestros principales clientes.
- Informar a nuestros clientes sobre las nuevas funciones de nuestros productos y cómo utilizarlas mejor.
- Conseguir que los que no son clientes nos conozcan bien, acepten nuestra marca y se conviertan en clientes.
Si a ti también te llaman la atención estas razones, sigue leyendo para saber cómo hacer un buen marketing de eventos para tu marca.
1. Define tus objetivos
Como todo en la vida, tus objetivos determinan hacia dónde debes dirigirte.
En este caso, te ayudará a decidir si realmente deberías organizar un evento para tu empresa.
Al fin y al cabo, organizar un evento de principio a fin puede resultar caro. La mayoría de las cosas, como la comida, el lugar de celebración y el material audiovisual, cuestan dinero. E incluso si no proporcionas comida, utilizas un espacio gratuito y no organizas charlas, necesitarás mano de obra. Los trabajadores a tiempo parcial cuestan dinero. Aun utilizando tu propio personal, recuerda que estás sacrificando días de trabajo.
Por ejemplo, pierdo las horas que podría dedicar a crear contenidos cada vez que asisto o doy una charla en un evento. (Algo que no es necesariamente malo). Hablar en eventos construye mi marca personal, lo que aumenta mi “autoridad”, y a su vez, crea todo tipo de beneficios no medibles para mi contenido.
Al fin y al cabo se trata de tus objetivos. ¿Qué quieres conseguir?
Puedes utilizar el marco que prefieras, como SMART, OKR, o BHAG. No importa. Lo que importa es que tienes un objetivo y una dirección.
Por cierto, aunque llegues a la conclusión de que los eventos son un gran canal de marketing para ti, te recomendamos considera primero el patrocinarlos. De hecho, antes de embarcarnos en Ahrefs Evolve, patrocinamos otras conferencias durante años, como “Chiang Mai SEO” durante más de siete años:
BrightonSEO desde hace unos años:
SaaStock:
Y muchos otros acontecimientos:
Creo que la experiencia de patrocinar y asistir a otras conferencias nos dio muchas ideas para hacer nuestra propia conferencia. Como patrocinadores y asistentes, sabíamos lo que la gente quería, lo que le gustaba y lo que no.
2. Identifica a tu público objetivo
Conocer a tu público objetivo determina qué tipo de evento organizarás y a qué tipo de ponentes invitarás. También ayudará a los posibles patrocinadores a decidir si quieren patrocinar tu evento.
Para Ahrefs Evolve, decidimos que queríamos reunir a los mejores profesionales del marketing digital, no solo SEO.
Esto influyó en nuestra lista de ponentes: tuvimos ponentes que hablaron sobre marketing basado en cuentas, branding de rendimiento, TikTok y mucho más.
3. Empieza con algo pequeño
Muchas empresas sueñan con una gran conferencia en la que aparezca su marca.
Pero sería un gran error lanzarse a crear una conferencia. Incluso a nosotros (ampliamente considerados como la mejor herramienta de nuestro sector) nos llevó años crear Evolve.
Este es el camino que recorrimos:
Como ya he mencionado, primero empezamos patrocinando eventos. Después, cuando decidimos pisar el acelerador en el canal, empezamos con eventos de networking ligeros (SEO Beer and Snacks) que organizábamos en nuestra oficina.
No había orden del día, solo profesionales del SEO y del marketing digital tomando una copa y charlando entre ellos.
Luego empezamos, a partir de ahí, a aumentar poco a poco la complejidad. Empezamos a hacer las reuniones educativas con presentaciones y paneles.
A continuación, lo convertimos en talleres de pago.
Entonces empezamos a impartir estos talleres de pago en conferencias que ya patrocinábamos, como Chiang Mai SEO.
Finalmente culminó en una conferencia más pequeña que celebramos en 2023, llamada Singapore SEO Summit.
Conseguimos un local pequeño, lo ofrecimos solo a singapurenses y limitamos las entradas a 200 personas. La mayoría de los ponentes eran locales, salvo James Norquay y Nik Ranger, que eran australianos.
Aunque no se agotaron las entradas, la conferencia nos dio confianza para ampliarla y organizar una internacional. Al fin y al cabo, nos fue bien a pesar de todo:
- Sin ponentes de renombre
- Plazos más cortos
- Dirigido solo a la población local
Y lo que es más importante, nos dimos cuenta de que la gente estaba dispuesta a volar hasta Singapur solo para asistir a una conferencia de Ahrefs. Hubo asistentes de Tailandia, Indonesia, Malasia, Filipinas e incluso Corea del Sur.
Se puede argumentar que se trata de países cercanos a Singapur. Pero ten en cuenta que la ASEAN (aparte de Singapur) no está especialmente desarrollada económicamente y probablemente cueste mucho volar a Singapur y alojarse allí (es notoriamente caro). El hecho de que lo hagan es un signo inequívoco del poder de nuestra marca.
Solo cuando vimos estos resultados decidimos organizar una conferencia de 500 personas para 2024.
4. Elabora un presupuesto realista
Como me dijo Shermin, todo en un evento acaba reduciéndose al presupuesto.
Elaborar el presupuesto significa responder a dos preguntas importantes:
- ¿Qué necesitas y cuánto va a costar todo?
- ¿Cómo vas a obtener ingresos?
Costes
Estas son las cosas que necesitábamos para nuestra conferencia con sus costes estimados.
Categoría | Elementos | Coste estimado (SGD) |
|---|---|---|
Lugar de celebración | Nuestro espacio principal para eventos, junto con el catering y la comida y bebida para después de la fiesta | $150,000 - $300,000 |
Comida y bebida | Aperitivos, refrescos, zumos, alcohol | $10,000 - $20,000 |
Agencia de eventos | Equipo audiovisual (por ejemplo, mesa de sonido, altavoces, micrófonos, monitores, cámaras, mezcladores de vídeo y sonido, cables). Iluminación Equipo (montaje, operaciones, programador, gestor) Registro del evento (software, impresión de credenciales, escáner de registro, trabajadores a tiempo parcial) Aplicación para eventos (instalación, operaciones, asistencia) Cordones, tarjetas, tarjeteros | $50,000 - $200,000 |
Material de exposición y señalización | Televisores, mesas, manteles, pantallas, monitores | $2,000 |
Compensación de ponentes | Honorarios de ponentes, alojamiento, cena de ponentes | $40,000 - $60,000 |
Fotografía y videografía | Servicios, ediciones, drones | $7,000 |
Regalos | VIP y normal | $20,000 |
Montaje adicional | Paredes de LED, photowalls, photozones, paredes de pegatinas, llaveros, etc. | $25,000 |
Marketing y publicidad | Anuncios de pago, relaciones públicas, software, etc. | $20,000 |
Logística adicional | Quiosco Powerbank, aire acondicionado portátil, carteles, señalización, etc. | $5,000 |
Varios | Transporte, artículos de última hora, etc. | $2,000 |
¿Es realmente necesario gastar tanto? Bueno, depende del tamaño de tu evento.
Queríamos que Ahrefs Evolve fuera espectacular y por eso lo necesitábamos todo. Pero en nuestros primeros eventos de networking, solo necesitamos comida y bebida. Más tarde, cuando empezamos a hacer talleres, tuvimos que hacer un gasto único en equipos audiovisuales.
También depende de lo que quieras ofrecer. Por ejemplo, no queríamos que la gente saliera del local (por cierto, muy bonito y premiado) y se juntara con los grupitos que ya conocían. Queríamos que se relacionaran. Por eso elegimos un hotel, que ofrecía comida.
Pero otras conferencias, como BrightonSEO, no ofrecen comidas ni cenas.
Sea cual sea tu opción, asegúrate de negociar. Se puede negociar la eliminación de muchos costes adicionales.
Por ejemplo, nuestro hotel quería imponernos un cargo por "estancia" porque lo consideraba una pérdida de ingresos potenciales. Los hoteles son lugares de celebración de bodas muy populares en Singapur. Como tuvimos que reservar el espacio durante una noche (para mantener la organización de la conferencia), el hotel lo consideró una "pérdida de ingresos", ya que en teoría podría haberse alquilado para una boda.
Pero la celebración nocturna era el jueves por la noche y muy, muy rara vez alguien celebra su boda un jueves por la noche.
Lo mejor es que revises línea por línea, sobre todo si alquilas un local grande como el nuestro, y te asegures de que no hay cargos ni tasas innecesarios. Si los hay, negocia su eliminación.
Venta de entradas
Los costes son relativos a los ingresos: Si puedes ganar suficiente dinero, puedes gastar suficiente dinero. Pero, ¿cómo vas a ganar eso con tu evento?
Lo más obvio es, por supuesto, la venta de entradas.
¿Cuánto deberías cobrar por entrada? Aquí tienes algunas consideraciones:
- El precio de la entrada debe cubrir los costes. Pero también debe ser lo suficientemente atractivo como para atraer a la gente.
- Por alguna razón, los asistentes a un evento suelen ser compradores de última hora, lo que puede provocar el pánico en el equipo de eventos. Conviene considerar la posibilidad de hacer descuentos en las primeras fases (por ejemplo, descuentos por reserva anticipada) para que la gente se comprometa antes.
- También hay que fomentar las compras al por mayor, ya que las empresas pueden enviar un equipo completo de 3-5 personas (a veces más). También funciona bien aplicar descuentos en este caso.
- Los niveles también son importantes: Por ejemplo, hemos creado un nivel VIP en el que prometemos un trato exclusivo. Sin embargo, el trato VIP también puede suponer costes adicionales.
No hay una respuesta exacta: se trata de una mezcla de cálculos matemáticos, experimentación, análisis de la competencia y corazonadas.
Esto es lo que finalmente decidimos:
- Entrada normal a 650 $; precio anticipado de 570 $ (y hasta un 20% de descuento por compras de grupo)
- Entrada VIP a 980 $; precio por reserva anticipada de 840 $.
Patrocinadores
La siguiente fuente de ingresos importante son los patrocinadores. Se trata de empresas o personas que pagan para que su marca aparezca en el evento. También puede tratarse de un turno de palabra y de stands.
Por ejemplo, estas empresas patrocinaron Ahrefs Evolve:
Hablaré más sobre cómo conseguir patrocinadores en la sección "Asegúrate patrocinadores".
Subvenciones
Por último, no te olvides de las subvenciones. Averigua si hay alguna del gobierno o de otros organismos para empresas que celebren sus propios eventos, sobre todo los grandes, que podrían atraer a hordas de turistas.
Por ejemplo, nosotros intentamos conseguir una subvención de la Oficina de Turismo de Singapur.
En este caso, fracasamos. Pero siempre merece la pena intentarlo.
Según Shermin, la mayoría de los grandes eventos no ganan dinero a la primera. Es habitual incurrir en pérdidas.
Por eso tu presupuesto debe ser realista. A Shermin ya le resultó "más fácil" prever nuestro presupuesto porque el año anterior celebramos la SG SEO Summit. Incluso entonces, nuestro objetivo para Ahrefs Evolve era simplemente alcanzar el punto de equilibrio.
Por eso creo que es bueno empezar poco a poco.
- No tienes ni idea de cuánto cuesta todo.
- No tienes puntos de referencia y podrías estar pagando de más.
- Podrías estar subestimando ciertos elementos (por ejemplo, la cantidad de comida y bebida).
- Nosotros podíamos justificar ciertos precios porque teníamos miles de clientes, habíamos creado una marca sólida y teníamos contactos con ponentes muy solicitados. Pero si de repente organizas una conferencia de la nada e intentas cobrar 10.000 dólares por los niveles VIP, a nadie le interesará.
5. Limita las fechas y elige el lugar de celebración
En el caso de eventos más pequeños, las fechas pueden ser flexibles. Por ejemplo, solemos anunciar nuestros eventos de networking dos o tres semanas antes.
Para una conferencia importante, hay que asegurarse de que las fechas sean buenas:
- No coincide con ninguna fiesta importante, como el Año Nuevo chino en Singapur.
- No coincide con ningún acontecimiento importante, como la Fórmula 1 en Singapur.
- No coincide con otros acontecimientos importantes de la industria en la región, por ejemplo, el evento de SEO de Chiang Mai.
- Te da tiempo suficiente para prepararte.
- El lugar está disponible.
Para elegir un lugar de celebración, aquí tienes algunas consideraciones:
Búsqueda de la sede para el evento:
Consideración | Qué comprobar |
|---|---|
Disponibilidad | Si el lugar está disponible en la(s) fecha(s) preferida(s). |
Ubicación | Si es de fácil acceso. |
Tamaño | Si puede acoger al número de invitados previsto y si dispone de espacio para establecer contactos y para los stands de los patrocinadores. |
Tarifas | Si se ajusta a tu presupuesto |
Estética | Si el diseño exterior e interior se ajusta a lo que buscas. |
Comida | Si la comida es buena y si pueden adaptarse a las preferencias (por ejemplo, vegana). |
Aseos | Si hay suficientes baños. |
WiFi | Si es lo bastante rápido. |
Servicio | Si el día es bueno. Las comunicaciones regulares contigo también deben ser profesionales y puntuales. |
Para Evolve, Shermin seleccionó tres fechas:
- 24 y 25 de octubre
- 7 y 8 de noviembre
- 14 y 15 de noviembre
A continuación, construyó un criterio para las sedes:
- Debe estar disponible en esas fechas.
- La ubicación debe ser en Orchard o en el distrito central de negocios (CBD).
- Debe haber suficientes lavabos; por ejemplo, renunciamos a un hotel cuando vimos que solo tenían un máximo de cuatro baños (un gran problema para 500 asistentes).
- En cuanto a la estética, prefería techos altos y ambiente moderno. Lo ideal sería que el lugar de celebración también dispusiera de una pared LED.
- El espacio debe ser lo suficientemente grande para 500 personas. Esto fue sorprendentemente difícil, ya que la mayoría de los locales de Singapur tenían capacidad para 100-200 o 700-1.000 personas.
Con estos criterios, se elaboró una lista provisional de 10 hoteles y se redujo a dos tras enviar un correo electrónico al equipo de eventos del lugar y hacer una visita de reconocimiento en persona.
Nota al margen
El lugar definitivo se eligió después de que el representante de ventas de nuestro lugar preferido original tardara hasta cuatro semanas en responder a cada correo electrónico. Es una consideración importante porque es una señal de lo que está por venir. Organizar un evento ya es estresante de por sí y no querrás que las comunicaciones lo desbaraten. Trabaja con gente profesional y receptiva; al fin y al cabo, se trata de servicio y hospitalidad.
Shermin también pidió que se organizara una degustación gastronómica. Como la mayoría de los asistentes no eran locales, queríamos representar la cultura y la cocina de nuestro país durante la conferencia.
6. Confirma tus ponentes
Una parte importante de un evento, si es educativo, son los ponentes. La gente asistirá a un evento solo para oír hablar a alguien. Por ejemplo, en 2016, volé hasta Londres solo para oír hablar a GaryVee en un estadio de boxeo.
Así pues, la calidad de tus ponentes determinará si la gente vendrá y también cuánto puedes cobrar.
Cuando planificamos nuestra conferencia, ya teníamos en mente algunos nombres importantes. Sabíamos que gente como Lily Ray, Cyrus Shepard, y Aleyda Solis atraerían mucho, sobre todo porque no se les ve a menudo en Asia.
Una vez más, gracias al poder de nuestra marca y a las conexiones personales de nuestro CMO Tim Soulo, pudimos conseguirlos rápido.
Como era una conferencia de Ahrefs, también queríamos que hablara nuestra propia gente. Así, mis compañeros Tim, Sam Oh, Patrick Stox y Ryan Law también dieron charlas.
También pedimos a la gente que solicitara ser ponente en nuestra página de inicio de la conferencia.
Les hicimos algunas preguntas, como su cargo, su lugar de residencia, los últimos eventos en los que habían participado y los títulos y descripciones de las charlas que proponen.
Personalmente, examiné sus temas, preseleccioné los que creímos que mejorarían nuestra conferencia y los invité oficialmente.
Una vez que hayan dado su confirmación, tendrás que darles el título oficial y la descripción de su presentación. Asegúrate de darles un plazo para que presenten sus diapositivas. En nuestro caso, les pedimos que enviaran sus presentaciones antes del 20 de octubre.
También le pedimos a Constance que revisara todas sus presentaciones. Queríamos asegurarnos de que cada ponente ofrecía realmente información útil y no se limitaba a promocionar sus productos o servicios. También queríamos evitar cualquier contenido inapropiado o NSFW (no apropiado para el trabajo).
De hecho, al examinar cada una de las presentaciones, también tendrás una idea sobre qué ponencia sería mejor para el comienzo de la conferencia y cuál para el final, lo que te permitirá diseñar el programa.
7. Empieza la promoción de tu evento
Esto es todo lo que hicimos para promover Ahrefs Evolve:
Descuentos
Como ya hemos mencionado, hemos aplicado descuentos por reserva anticipada y por grupo.
Landing page del evento
Este fue uno de nuestros activos de marketing más importantes. Una vez más, gracias a que antes habíamos organizado una conferencia más pequeña, teníamos una plantilla en la que basarnos.
Como empezamos con esta página al principio del proceso, no teníamos toda la información. Así que la dejamos como “Por confirmar”.
Fuimos actualizando la landing page a medida que íbamos recibiendo más confirmaciones sobre las sedes, los ponentes y los patrocinadores.
También sabíamos que sería la primera vez que la mayoría de los asistentes estuvieran en Singapur, así que creamos una sección sobre las mejores cosas que hacer:
Medios propios
Obviamente, empezamos a promocionar todos nuestros activos. Empezamos con publicaciones periódicas en LinkedIn y X:
El equipo de marketing, especialmente Shermin y Tim, también publicaba de forma regular sobre Evolve:
También enviamos un mensaje in-app a nuestros clientes:
Correos electrónicos periódicos a la audiencia de nuestra newsletter:
Banners en nuestro blog y artículos:
Tarjetas de ponentes
Hicimos "tarjetas" de redes sociales para nuestros ponentes y les animamos a promocionar la conferencia entre su público:
Vídeo tour del recinto.
Alguien le dijo una vez a Tim que una de las principales razones por la que Ahrefs hace buen marketing es porque el equipo tiene buen gusto. Esto se extiende también a la selección del lugar de celebración.
El recinto era increíble y queríamos que todo el mundo lo supiera. Además, rara vez se ve a un organizador de conferencias promocionar el lugar de celebración, a pesar de que desempeña un papel fundamental en el éxito de cualquier conferencia.
Por eso Tim grabó un vídeo para promocionar el lugar... además de la conferencia:
Creación de contenido
Publicamos dos entradas de blog orientadas a palabras clave relacionadas con la "conferencia", de modo que pudiéramos situarnos en los primeros puestos y ganar visibilidad para nuestra conferencia:
Por supuesto, encontramos estas palabras clave a través de Keywords Explorer:
También se nos ocurrieron algunos enfoques únicos para los contenidos, por ejemplo este que muestra cómo convencer a tu jefe para que te deje asistir a Evolve:
Y este otro sobre cómo convertirse en ponente de conferencias SEO, con una propuesta para aprender de los mejores ponentes de conferencias SEO en Evolve:
Globo publicitario
Tendemos a asumir riesgos cuando se trata de marketing. La promoción de la conferencia no fue diferente. En concreto, fabricamos un globo gigante de helio (no, no es Midjourney ni ChatGPT), lo hicimos volar, sacamos fotos y lo convertimos en nuestro anuncio publicitario de la conferencia:
Promoción de la conferencia en otros eventos de Ahrefs
Como seguíamos organizando talleres y otros eventos presenciales, nos aseguramos de promocionarlo también allí.
Publicidad de pago
Publicamos anuncios en Facebook e Instagram para promocionar la conferencia:
Crea FOMO
También nos aseguramos de fomentar el miedo a comprar entradas (FOMO, Fear of missing out). Por ejemplo, anunciamos cada vez que las entradas se agotaban o se vendían rápido:
Creamos gráficos que muestran quién viene de dónde:
Incluso hicimos un sorteo:
Por último, creamos una tarjeta de redes sociales para que los asistentes compartieran su asistencia a Evolve.
8. Consigue patrocinadores
La pregunta que todo patrocinador se hace es: ¿qué obtenemos si patrocinamos tu evento?
Normalmente, son:
- Branding en el recinto (por ejemplo, en el escenario, en los expositores murales, en los cordones)
- Anuncio en el escenario
- Visibilidad de la marca en la página web del evento y en las redes sociales
- Stand físico con mobiliario
- Un turno de palabra
- Entradas gratuitas
La mayoría de las conferencias ofrecen estas ventajas por niveles: normal, oro y platino. Por ejemplo, esto es lo que conseguimos patrocinando Chiang Mai SEO como patrocinador Platinum:
- 20 minutos de presentación en el escenario + 10 minutos de preguntas y respuestas
- Primera elección de ubicación para el stand del proveedor, incluyendo telón de fondo, pancarta desplegable y pantalla de TV
- Ubicación de socio Platino en el telón de fondo del escenario y en la señalización digital
- Logotipo en las insignias del evento
- Mención del stand en el escenario por parte del maestro de ceremonias durante los descansos
- Logotipo en el sitio web y en la campaña de marketing por correo electrónico
- Stand virtual y banner publicitario en la aplicación CMSEO
- Bolsa de regalos para los titulares de entradas de lujo
- 2 pases de lujo
- 3 pases de vendedor
Como era nuestro primer evento, queríamos que fuera sencillo. Así que ofrecimos un único nivel a todos los patrocinadores. Esto es lo que recibieron nuestros patrocinadores:
- Stand de exposición con el mobiliario esencial: mesa, sillas y un alargador. También recomendamos proveedores si necesitaban artículos de exposición adicionales.
- Visibilidad en nuestras redes sociales y en la página del evento.
- Publicidad de la marca en las instalaciones durante todo el evento.
- Tres entradas gratuitas para el evento.
Para empezar, nos pusimos en contacto con nuestros contactos y les preguntamos si patrocinarían nuestra conferencia. También pusimos a disposición de los posibles patrocinadores un formulario de contacto en nuestra página del evento.
9. Ejecución del evento
En cuanto a la organización del acto, nos asociamos con una agencia de eventos para que se encargara de la mayor parte del trabajo. Ellos se encargaron:
- A/V
- Iluminación
- Gestión de la producción, incluido el equipo y los trabajadores a tiempo parcial
- Registro del evento, incluidos el software, los analistas y los trabajadores a tiempo parcial
- Acreditaciones
También contratamos a un equipo de fotografía y videografía para tres días, incluida la noche de networking VIP.
Nuestro fotógrafo Rohan tuvo la amabilidad de ponerse delante de la cámara por una vez para hacerse una foto con Elysa, de nuestro equipo de eventos.
El resto del equipo de marketing y apoyo también participó, desde la gestión de la cabina VIP hasta la entrega de botines, pasando por la gestión de los ponentes y la orientación de la gente.
Pero quiero recordarte que, cuando se trata de eventos, siempre se cumple la Ley de Murphy.
Por mucho que te prepares, por mucho que delegues o subcontrates, siempre hay algo que saldrá mal. Tú, o tu equipo de eventos, tendréis que actuar sobre el terreno para solucionar cualquier problema o error de última hora.
Durante toda una semana, Shermin fue una soldado de caballería, ocupándose de todo lo que salía mal e intentando que todo se solucionara para que la conferencia pudiera desarrollarse sin problemas. No hay palabras para describir lo que tuvo que hacer.
10. Concluye, evalúa y repite
Si has realizado un evento importante, como una conferencia, es hora de que te tomes unas vacaciones. Vete lo más lejos posible, encierra el portátil y apaga el móvil. Date un masaje, hazte la manicura y la pedicura y duerme todo lo que quieras.
Te lo mereces.
Lo bonito y lo malo de los acontecimientos es que cuando acaba el evento, empieza el siguiente.
Tras unos días (y, con suerte, unas semanas) de descanso, empieza la preparación del siguiente. Para Shermin, es Evolve 2025. (Apúntate aquí, si quieres que te avisemos).
Mientras tanto, cuando el entusiasmo por el evento aún no se haya disipado, envía una encuesta posterior para recabar opiniones.
Pídeles que valoren:
- Su experiencia en la conferencia
- Tu organización
- Calidad de los ponentes (y posibilidad de clasificarlos)
- Lugar e instalaciones
- Duración de la conferencia
- Patrocinadores
- La comunicación de tu evento
Y mucho más. También deberías pedir opiniones cualitativas sobre lo que se puede mejorar.
No te olvides de tu propio equipo:
Y no te olvides de tus patrocinadores:
Una vez recibido el feedback, informa al equipo y determina qué hay que mejorar para el próximo evento.
Ah, y no olvides publicar los resúmenes de los eventos:
Reflexiones finales
Aunque parezca que esta guía está escrita secuencialmente, yendo paso a paso, quiero que sepas que es cualquier cosa menos eso. Aparte de la ejecución propiamente dicha del evento, la mayor parte de lo que ocurre se desarrolla simultáneamente.
Esto significa que, aunque aún estés decidiendo el lugar de celebración, deberías ponerte ya en contacto con los ponentes y patrocinadores, crear los recursos de marketing, realizar los diseños y asegurarte de que la logística está resuelta.
Son muchos los detalles que intervienen en la organización de un evento y no podría incluirlos todos. Un ejemplo: algunos asistentes nos pidieron ayuda con su solicitud de visado. Así que les preparamos una plantilla:
¿Tienes preguntas? Estamos en X.
Marketing @ Ahrefs. Leo, hago breakdance y realizo experimentos vitales random.